لینک دانلود و خرید پایین توضیحات
فرمت فایل word و قابل ویرایش و پرینت
تعداد صفحات: 15
به نام خدا
طراحی مفهومی سیستم ها
نگارش:
علیرضامقدسی
(مدرس نمونه دانشگاه های جامع علمی کاربردی کشور در سال 1386)
مقدمه
طراحی مفهومی سیستم را که گاهی «بررسی امکان پذیری» ، «طراحی خام» و «طراحی کلان» نیز نامیده می شود فرایندی است که طی آن امکان سنجی نیل به هدف های سیستم، ترسیم تصویر سیستم و نشان دادن اینکه سیستم در یک سطح کلی چگونه کار خواهد کرد ، امکان می پذیرند. خروجی این فعالیت مجموعه ای از مستنداتی است که مبنای طراحی تفصیلی سیستم را تشکیل می دهند.(صادقی، 1378، ص 149).
از آنجا که طراحی مفهومی، تعیین کننده چهارچوب و مسیر اجرای پروژه ی طراحی و ایجاد سیستم است مشارکت فعال مدیریت در آن حیاتی است، بنابراین نباید طراحی مفهومی سیستم را به کارشناسان کامپیوتر واگذار کرد.(رضائیان، 1384، ص 297)
اقدامات اساسی که در طول طراحی مفهومی سیستم انجام می گیرند به شرح زیر هستند:
تعریف مسائل به صورت تفصیلی تر
شفاف سازی هدف های مدیریت جهت تعیین هدف های سیستم جدید.
تعیین محدودیت های سیستم جدید
مشخص نمودن منابع و نیازهای اطلاعاتی
طراحی طرح های مفهومی و انتخاب یکی از آنها
مستند سازی طراحی مفهومی سیستم (صادقی، 1378، ص 149)
تعریف مسائل
بی شک هر کسب و کار پویا با مسائل و مشکلاتی مواجه می شود. آنچه که معمولاً به آن توجه نمی شود، ارائه تعارف واضحی از مسائل موجود، و تعیین یک سیستم مرجع برای حل آنهاست؛ بنابراین، مدیریت باید در اولین گام طراحی سیستم، به تعریف و تنظیم مسائل اقدام کند که باید حل شوند. البته مقصود فقط حل مسائل جاری نیست، بلکه طراحی سیستم باید با برنامه ریزی دراز مدت سازمان مرتبط باشد.
اجرای برنامه های دراز مدت به توانایی های سیستم بستگی دارد. در واقع، مفاهیم طراحی سیستم باید با علایق مرجعاتی آتی سازمان همسو باشد. برنامه تفصیلی، تشریح کنندۀ نحوۀ دستیابی به علایق مراجعاتی یا وضعیت مطلوب آینده سازمان، از نظر تصمیم گیرندگان اصلی است. برای طراحی مفهومی، باید علایق مراجعاتیِ بالقوه و بدیل سازمان را برای یک الی پنج سال آینده ، مد نظر قرار داد. اگر بتوان برای هر یک از چند طرح مفهومی موجود، چند برنامۀ دراز مدت بدیل در نظر گرفت، می توان فرصت و توانایی انتخابِ بهترین ترکیب را افزایش داد و مفاهیم سیستم را با هم منطبق کرد.
موارد ذیل به منزلۀ برخی از اطلاعات اساسی مورد نیاز مدیریت (که باید مد نظر طراحان سیستم قرار گیرند)، فهرست شده اند:
فروش (بر حسب میزان و واحد پول)؛
محصولات (میزان فروش و سهم بازار هر محصول)؛
مشتریان (تعداد و نشانی آنها)؛
کارگاه ها (محل و اندازه هر یک)؛
انبارها (محل و اندازه هریک)؛
تعداد کارکنان ؛
هیأت اجرایی اصلی (مشخصات هر یک) ؛
تعداد مسئوولان اجرایی (سطح میانی)؛
واسطه ها (تعداد و نشانی هر یک) ؛
سرمایه در گردش وموجودی نقدی ؛
رقبا (مشخصات و سهم هر یک در بازار)؛
توانایی های کامپیوتری و مکان آنها ؛
شبکه ارتباطیِ داخل سازمان؛
- عوامل محیطی ( مانند شرایط کلی کسب و کار ، عوامل اقتصادی، سیاسی ، قانونی ، و اجتماعی)
هنگام جمع آوری این اطلاعات؛ باید مسائل مترتب بر دستیابی به یک «علاقه مراجعاتی ویژه» را نیز در نظر گرفت ؛ پس از تعریف مسائل نیز باید اهداف کوتاه مدتِ سیستم هایی را که برای حل این مسائل به کار می آیند، معین کرد.
تعیین اهداف کوتاه مدت سیستم
با وجود شناخته شده بودن اهداف کوتاه مدتِ فعالیت های عملیاتی سازمان، بیان اهداف کوتاه مدت برای سیستم هایی که در نواحی وظیفه ای خود، به طور مستمر فعالیتی تکراری را انجام می دهند، بسیار دشوار است.
معمولاً کارشناسان کامپیوتر ، به طور تکراری، موضوعاتی مانند ساختار پرونده و فنون بازیابی را بررسی می کنند؛ بنابراین اهداف کوتاه مدت یک خرده سیستم کامپیوتری ، فقط بر حسب ورودی های آن از سیستم بزرگتر تغییر می کند. مدیران موظفند اهداف کوتاه مدت سیستم را بر حسب نیازهای اطلاعاتی واقعی تعریف کنند، نه بر حسب مجموعۀ وسیعتری از اطلاعات درخواست شده ای که ارتباطی با هدف کوتاه مدت ندارند.
ارزش سیستم ها به منافع آنها برای مصرف کنندگانشان بستگی دارد، نه به کارآیی صرف در داد ستدها؛ برای مثال، در برخی از سازمان های دولتی، هدف از طراحی سیستم های اطلاعاتی، خودکارسازی نحوۀ تهیه صدها گزارش، بدون توجه به نیاز مدیران، بوده است. چنین تأکیدی بر «خودکارسازی نحوه ارائه مدارک یا پردازش اطلاعات» بدون توجه به میزان وظایف مدیریت و تنوع موضوعات هر گزارش(نظیر آموزش، روابط کارکنان، ایمنی، استخدام و سازماندهی)، علت وجودی سازمان عملیاتی را از نظر دور می دارد. بنابراین، تعیین اهداف کوتاه مدت برای سیستم عملیاتی –که از سیستم اطلاعاتی کمک می گیرد-آسانتر نیست. خطاهای معمول در بیان اهداف کوتاه مدت ، شامل مواردی نظیر تأکید بر موارد واضح یا توضیح واضحات، و بیان اهداف با واژه هایی مبهم نظیر «کاهش هزینه ها»، «بهبود کارایی»، «نگهداری سابقه دقیق هر فعالیت» ، «کار کردن بر حسب جدول زمانبندی تولید» است.
بیان دقیق هدف ضرورت دارد، هرچند کار مشکلی است. اهداف سیستم باید بر حسب موارد ذیل تعیین شوند:
اهداف بخش ها ؛ اهداف گروه ها ؛ هدف از انجام وظایف ؛ اهداف مدیران کاربر سیستم؛ و ماهیت وظایف سیستم اطلاعاتی. در واقع، اهداف سیستم باید بر حسب نتایج مورد انتظار مدیران (پس از برآورده شدن نیازهای اطلاعاتی آنها ) بیان شوند. برای نیل به تفاهم (میان طراحان و مدیران کاربر) در مورد اهداف ، می توان از جملات تشریحی، شمای عملیاتی، و هر وسیله دیگری که مبین اهداف مورد نظر طراحان سیستم هستند، استفاده کرد.
اهداف سیستم اطلاعاتی مدیریت، باید با اهداف بلند مدت و کوتاه مدت سازمانی هماهنگ باشد. اهداف کوتاه مدت سیستم، معمولاً به منظور برنامه ریزی و کنترل تصمیمات متخذۀ مدیریت-نظیر پایین آوردن هزینه ها، تقویت کنترل عملیاتی، بهبود جریان داده ها، و برآوردن تقاضاهای خارجی و تأمین نیازهای مشتریان-تنظیم می شوند.
هنگام تنظیم اهداف کوتاه مدت سیستم، باید محیطی که سازمان بر پنج الی ده سال آینده در آن فعالیت خواهد کرد، در نظر گرفته شود؛ یعنی طرح امروز ما برای طراحی سیستم، باید مبتنی بر پیش بینی وضعیت محیط آینده باشد
تشخیص محدودیت ها
طبیعت تکراری فراگرد طراحی سیستم، بسهولت قابل درک است. هنگامی که سومین گام در فراگرد طراحی برای تعیین محدودیت ها برداشته می شود، مرور مداوم اهداف کوتاه مدت ضروری خواهد بود؛ به طوری که گاهی این دو مرحله تعیین اهداف کوتاه مدت و تعیین محدودیت ها را در یک مرحله واحد محسوب می کنند. تعیین محدودیت ها به اطمینان از واقعی بودن و قابل اجرا بودن طراحی، کمک می کند. ( رضائیان ، 1384 ، صص 298- 303)
تعیین محدودیت های سیستم جدید
محدودیت هایی که توسط مدیران، کاربران و خود طراح سیستم تعیین می گردند حد آزادی عمل در طراحی سیستم برای نیل به هدف های سیستم را بیان می کنند. این محدودیت ها سبب می گردد که طراحی سیستم شرایطی را که در آن هدف ها تعیین می گردند و مرزهایی را که طراحی را محدود می سازند مد نظر قرار دهد. هنگام در نظر گرفتن محدودیت های سیستم بازنگری مداوم هدف های سیستم ضروری است. در حقیقت دو گام تعیین هدف های سیستم و تعیین محدودیت های سیستم را می توان به صورت گام در نظر گرفت.
گرچه ممکن است محدودیت های سیستم را بازدارنده های منفی در طراحی سیستم پنداشت، ولی با این وجود دارای فایده ای نیز هست. نباید تمایل به طراحی سیستم های پیچیده ای که از حقیقت فاصله دارد، داشت و نباید قول هایی داد که نتوان به آن عمل نمود. تشخیص مسئله یا تعیین هدف ممکن است روشن باشند ولی حد مسئله همیشه
تحقیق درمورد طراحی مفهومی سیستم ها 14 ص
