تعریف سیستم
لفظ سیستم به مجموعه‌ای از عناصر اطلاق می‌شود که ورودی‌های مشخصی را دریافت نموده و سپس روی آنها پردازش انجام داده و در نهایت خروجیهای معینی را تولید می‌کند سیستم مجموعه‌ای است از چندین جزء وابسته به هم که در جهت حصول هدفهای مشخص در تعامل با یکدیگر هستند در فرهنگ انگلیسی آکسفورد یک سیستم به عنوان مجموعه گروهی از اشیاء مرتبط یا غیر مرتبط به نحوی که یک واحد پیچیده را تشکیل دهند و یا ترکیب کل از اجزا که در حسب طرح یا جزء برنامه‌ای نظام یافته باشد تعریف شده است.
یک سیستم همواره دارای هدف مشخصی است و به صورت مجزا وجود ندارد.
معرفی سیستم
امروزه کاربرد کامپیوتر در ارتباط با سیستم‌ها برخلاف ایده اولیه استفاده از آن تنها ذخیره و بازیابی اطلاعات نیست بلکه به عنوان ابزار ارتباطی و مشاور در امور از اهیمت خاصی برخوردار است.
سیستمی که به عنوان پروژه در اینجا انتخاب شده به عنوان سیستم اطلاعات منابع انسانی مربوط به اداره آب و فاضلاب میباشد.
برای ایجاد یک سیستم ایده‌آل مکانیزه عملیات ورودی و خروجی سیستم نیروی انسانی مورد بررسی و تحلیل قرار می‌دهیم تا نیازها شناسائی شوند.
با شناخت هر نیاز امکان ایجاد پشتیبانی اطلاعاتی و سیستم‌های خبره و هوشمند کامپیوتری در جهت رفع آن نیاز مطرح می‌شود.
خروجی‌ها عملیات زیرسیستم ورودی
مدیریت نیروی انسانی ثبت مشخصات اطلاعات پرسنلی
پاداش آموزش
گزارشات ثبت عائله و روزهای مرخصی
حقوق و مزایا
طرح عملیات
زیر سیستم نیروی انسانی در ارتباط با کلیه امور مربوط به پرسنل و افرادی است که در داخل یک سیستم فعال هستند در واقع این زیر سیستم ارتباط با کلیه عملیاتی است که بر روی جریان نیروی انسانی در داخل یک سیستم صورت می‌گیرد.
قسمت ثبت مشخصات
در این قسمت اطلاعاتی را از کارمندان دریافت و آنها را در یک فایل ثبت می‌کنند و یک شماره کارمندی را به آنها اختصاص می‌دهد.
قسمت آموزش
در این قسمت از شروع تا خاتمه استخدام یک نیرو مراتب شغلی وی را مشخص می‌کند و در صورت هرگونه تغییراتی قادر به تهیه گزارش میباشد.
قسمت ثبت عائله و روزهای مرخصی
تعداد عائله کارمندان و نسبت آنها را به کارمند و قسمت روزهای مرخصی همه تعداد ساعات مرخصی‌های استفاده شده کارمندان جهت تهیه گزارش برای قسمت حقوق و دستمزد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
قسمت حقوق و دستمزد
در این قسمت با استفاده از اطلاعاتی مانند حقوق پایه کارمند و … که دریافت می‌شود حقوق وی را محاسبه و فیش را صادر می‌کنند.
طرح ورودی
شامل زیر سیستم ساده ورود اطلاعات: داده‌های ورودی کلاً در ارتباط با سوابق افراد و امور مالی مربوط است سوابق افراد در ارتباط با مشخصات پرسنلی، تاریخ شروع استخدام تحصیلات و در مجموع مشخصات نسبتاً ثابت افراد است داده‌های مالی در ارتباط با محاسبات مالی هستند از این جمله می‌توان حقوق ماهیانه ساعات کارکرد مالیات بردرآمد را نام برد.
طرح خروجی
زیر سیستم در مدیریت نیروی انسانی: جهت کنترل نیروی کار است که شامل تولید گزارشهای از آموزش و مهارتی و مؤفقیتهای میباشد.
زیر سیستم پاداش
(فیش حقوق) در ارتباط با گزارش حقوق و دستمزد و سایر مزایای پرداختنی به پرسنل که شامل گزارشاتی از قبیل لیست حقوق و لیست حضور غیاب و … است.
زیر سیستم گزارشات
در ارتباط با تهیه گزارشات منابع انسانی برای محیط خارج که در این سیستم قسمت آمار موجود در ثبت مشخصات در نظر گرفته شده.
تجزیه و تحلیل سیستم
هدف از متدولوژی‌های تحلیل و طراحی ارائه روش مدون برای تولید و سند سازی نرم‌افزار مطابق با نیازهای متقاضیان است.
اجزاء سیستم
هر سیستمی دارای هدفی میباشد و اگر دارای این مشخصه نباشد فلسفه وجودش بی‌معناست که در این سیستم هدف ما پرداخت حقوق پرسنل اداره و ثبت مشخصات آنهاست.
ورودی‌های سیستم شامل داده‌های شخصی پرسنل و داده‌های مالی میباشد.
خروجیهای سیستم
سیستمی که درنظر گرفته شده شامل خروجیهای زیر گزارشات (آمار و …) پاداش (فیش حقوق و روزهای حضور غیاب) مدیریت نیروی کار ( آموزش)
توالی سیستم از گرفتن داده‌های ورودی و پردازش روی این داده‌ها تا نتیجه نهایی و تولید داده‌های خروجی، احتیاج به نظم و ترتیب و توالی خاصی دارد که باید رعایت گردد که در این سیستم پرداخت حقوق پس از محاسبه تعداد ساعت کار و … میباشد.
دوایر کنترل‌کننده حقوق و دستمزد
به منظور کنترل حقوق و دستمزد از دوایری نظیرکارگزینی، ثبت اوقات کار، حقوق و دستمزد استفاده می‌شود.
الف- کارگزینی
وظیفه عمده این واحد تهیه و تدوین و یا اصلاح دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های استخدامی و فرمهای پرسنلی میباشد به گونه‌ای که با قانون کار و مقررات بیمه و تأمین اجتماعی منطبق باشد از وظایف دیگر این دایره ، امور مربوط به استخدام، آموزش، ترفیعات، مرخصی، نقل و انتقالات، اجرای طرح، طبقه‌بندی مشاغل و تعیین شرح وظایف و برقراری ارتباط با سازمان‌ها و اتحادیه‌های کارگری میباشد.
ب- دایره حسابداری حقوق و دستمزد
وظیفه این واحد تهیه و تنظیم است حقوق و دستمزد کارکنان با توجه به احکام کارگزینی آنها و اطلاعات رسیده از سایر دوایر و محاسبه کسورات قانونی و توافق و بلاخره مبالغ ناخالص و خالص حقوق و دستمزد میباشد.
اوقات کار و کنترل آنها
در این مرحله اوقات کار صرف‌شده با استفاده از کارت ساعت و کارت اوقات کار مشخص و ثبت و نگهداری می‌شود کارت حضور و غیاب با کارت ساعت حضور هر یک از کارکنان در کارخانه و ساعات شروع و خاتمه کار آنان در هر روز و یا هر نوبت کار همچنین ساعات اضافه کاری را نشان می‌دهد در مورد حضور و غیاب از کارتهای متنوعی استفاده می‌شود ثبت زمان ورود و خروج کارکنان بر روی این کارتها و برقی به وسیله ماشین، ساعت کارت زن و کامپیوتر و برخی دیگر با دست انجام می‌گیرد.
و اطلاعات مربوط به اوقات کارکردن از کارت اوقات کار استفاده می‌شود که در این حالت برای هرکارگر یک کارت اختصاص می‌یابد.
- روش پرداخت دستمزد
کلیه اطلاعیه ها از قبیل کارت اوقات کار و احکام صادره مانند حکم اضافه دستمزد نوبت کاری و غیره که به حسابداری دستمزد واصل می گردد، باید از طرف ادارات یا اشخاص ذیصلاحیت صادر و تایید شده باشد.
در واقع هیچ گونه ثبتی که متکی به مجوز نباشد،در حسابداری دستمزد بعمل نخواهد آمد. احکام نامبرده در بالا در پرونده هایی که تحت کنترل حسابداری دستمزد می باشد، بایگانی می‌شود و در اداره مذکور نگهداری می گردد.
محاسبه دستمزد
دستمزد بر اساس واحد زمان (ساعت کار یا ماهانه) یا مقاطعه (پارچه کاری) یا به موجب طرح تشویقی یا طرحهای دیگر پرداخت می گردد. به هر حال،دستمزد کارگران براساس اطلاعات رسیده به حسابداری دستمزد وباتوجه به مفروضات دیگر محاسبه وپرداخت می گردد. یکی از طرق بسیار متداول،پرداخت دستمزد بر اساس نرخ ساعت کار می باشد.در این طرح کلیهاقات کارکرد کارگران از قبیل کار عادی،اضافه کاری،شب کاری وغیره بر حسب ساعت مشخص می‌شود. بنابراین برای سهو لت امر محاسبه، دستمزد را هم براساس نرخ برای یک ساعت کار بدست می آوریم. بدین ترتیب، محاسبه دستمزد از حاصلضرب جمع ساعات کارکرد در نرخ یک ساعت دستمزد به دست خواهد آمد. محاسبه کسور نیز با توجه به تعرفه های قانونی مانند مالیات و بیمه‌های اجتماعی ودیگر ضوابط بعمل می آید و با وضع کسور از کل دستمزد محاسبه شده، دستمزد خالص قابل پرداخت به کارگران بدست خواهد آمد.
روش پرداخت دستمزد
نمودار گردش فرمهای روش دستمزد
دستورالعمل تکمیل فرمها
پس از تنظیم نمودار گردش فرمها با توجه به مراحلی که برای طرح یک روش لازم است،مرحله بعدی،تدوین دستورالعمل اجرای روش میباشد.بنابراین به طور اختصار نحوه تکمیل فرمهای مذکور در بالا و وظایف اشخاص یا ادارات ذیربط مورد بحث قرار می گیرد.
1-کارت مشخصات کارگر
با استخدام یا انتقال هر کارگر،رونوشت حکم او از طریق کارگزینی به حسابداری دستمزد واصل می گردد.در این اداره برای هر کارگرکارت مشخصات نگاهداری می شود که احکام واصل با ذکر تاریخ ومبلغ دستمزد در کارت مشخصات ثبت می گردد وهمچنین اطلاعاتیا احکام دیگری که نسبت به تغییرات دستمزد کارگران همچنین اضافات یا تغییرات مزایای نامبردگان که حسابداری دستمزد برسد،باید بلافاصله در کارت مذکور ثبت گردد. به طوری که این کارت،آخرین وضع دستمزد،مزایا وکسور مستمر را در هر آن نشان دهد ودر واقع با ایجاد این روش در حسابداری دستمزدنگاهداری پرونده برای هر کارگر لزومی نخواهد داشت.
2-کارت اوقات کار
در ابتدای هر دوره پرداخت،قسمت مشخصات کارت اوقات کار توسط حسابداری دستمزد تکمیل مس شود وبه تعداد کارگران هر قسمت،کارت تهیه ودر اختیارادارات یا مراکز هزینه ای که دارای کارگر باشد،قرار می گیرد.قسمت های مذکور کارتهای اوقات کارگران را در اختیار سرکارگران میگذارند که با استفاده از شیوه حضور وغیاب ستونهای ساعت ورود وخروج کارتها تکمیل شود وبقیه ستونهای مربوط توسط سر کارگران در هر روز تکمیل گردد به طوری که پس از شروع کار یا در پایان کار امکان رسیدگی به ارقام ثبت شده در کارتها از لحاظ حضور وغیاب وساعات کار امکان داشته باشد.برای تکمیل کارت اوقات،توسط سر کارگران یا ادارات مربوط نکات زیر باید رعایت گردد:
1-کارکرد هر روز درمقابل تاریخ همان روز که در ستون تاریخ درج گردیده است،ثبت شود.
2-ساعات کارکرد عادی(8 ساعت در روز)در ستون مخصوص به ساعات کار عادی ثبت گردد.
3-چون برای هر کارگر در ازای هر ششروز کار یک روز مرخصی با استفاده از دستمزد منظور می گردد،پس از هر شش روز کار 8 ساعت کار در ستون جمعه ثبت می گردد(در صورتی که بجز ایام جمعه ایام دیگری را تعطیل نماید،روز استراحت هفتگی پس از هر شش روز کار تعیین می گردد).
4- برای هر یک روز غیبت از ساعتی که برای جمعه منظور می گردد ، کسر خواهد شد .
5- ایامی را که کارگر در مرخصی سالانه می گذارند ، در ستون مخصوص مرخصی در کارت اوقات علامت گذاری خواهد شد . در این صورت ، کارت اوقات با حکم مرخصی کارگر که یک نسخه آن از کارگزینی به حسابدا ری کارگران میرسد ، قابل تطبیق است و بدین وسیله نسبت به مرخصی کارگران کنترل بیشتری مبذول می گردد.
6- چون نسبت به ساعت اضافه کاری و شب کاری معادل 35% اضافه تعلق میگردد ، در کارت اوقات ، ساعت اضافه کاری و شب کاری به دو ستون ساعت و 35% تقسیم گردیده است . به این ترتیب ، می توان برای ساعات مذکور 35% محاسبه در ستون 35% ثبت نمود . در این صورت تمام ایام کارکرد کارگر را به ساعت در اختیار خواهیم داشت ( با توجه به قانون کار، ساعت شب کاری فقط بین ساعات 22 تا 6 صبح میباشد ).
7- به منظور امکان تسهیم دستمزد به هر قسمت یا هر شماره حساب در کارت اوقات ، ستونی به نام شماره کار پیش بینی می گردد تا چنانچه کارگری در ایام هفته برای قسمتهای مختلفی کار کرد ، باشد ، شماره حساب یا نام قسمت مربوط در ستون مذکور ثبت گردد و با استفاده از اطلاعات مندرج در این ستون ، دستمزد یک کارگر ممکن است به قسمتهای مختلفی تسهیم گردد .
در پایان دوره پرداخت دستمزد ، کارت های تکمیل شده از طرف سرپرست کارگرامضاء می شود و پس از تحویل به اداره مربوط و تایید مراتب مندرج در کارت از طرف رئیس اداره ، کارتها برای محاسبه و پرداخت دستمزد کارگران به حسابداری دستمزد ارسال می گردد . نام دارندگان امضای مجاز باید طی اطلاعیه ای به حسابداری دستمزد اعلام گردد . بنابراین حسابداری دستمزد اجازه نخواهد داد که بر اساس کارتهای بدون امضای مجاز دستمزد محاسبه و پرداخت می گردد .
3 – صورت دستمزد
پس از وصول کارت اوقات کارگران به حسابداری دستمزد ، قسمت اوقات ، صورت دستمزد براساس اطلاعات مندرج در کارت اوقات تکمیل می گردد ، سپس به موجب اطلاعات مندرج در کارت مشخصات کارگر ستون دستمزد و دیگر مزایای صورت دستمزد ثبت می شود . پس از تکمیل قسمت های مربوط به اوقات و مزایا و نرخ ساعت کار ، جمع دستمزد محاسبه میگردد .
در قسمت کسور صورت دستمزد نیز آنچه که مربوط به کسور قانونی است ، از قبیل مالیات ها ، بیمه های اجتماعی و کسور مستمر با توجه به تعرفه مالیاتی و جدول حق بیمه محاسبه و ثبت می شود و چنانچه کسور دیگری باشد که به موجب احکام اداری یا مراجع قانونی ( حکم اجرا ) به حسابداری واصل شده باشد ( کسور غیر مستمر مشخص ) آنها نیز در ستونهای مربوط در قسمت کسور ثبت می گردد و پس از ثبت کسور متفرقه دیگر و بدست آوردن جمع کسور و تفریق آن از جمع دستمزد و مزایا ، دستمزد خالص کارگران بدست خواهد آمد .
صورت دستمزد کارگران براساس تقسیم بندی ادارات یا مراکز هزینه یا هر تسهیمی که مورد نظر باشد ، تهیه و تنظیم می گردد .
صورتهای دستمزد پس از تکمیل از طرف تهیه کننده و رئیس دایره حسابداری دستمزد امضا می شود و پس از امضای رئیس حسابداری ، اصل صورت به انضمام سند هزینه (دستور پرداخت ) برای وصول وجه به صندوق ارسال می گردد و صندوقدار پس از تطبیق جمع ستون دستمزد خالص با جمع صورت اسکناس و پشیزو با مبلغ مندرج در سند هزینه،اقدام به پرداخت وجه می نماید . این پرداخت از طریق دفتر پرداختها از یک طرف به بدهکارحساب کنترل دستمزد و از طرف دیگر ، به بستانکار حساب صندوق منظور می گردد . وجوه دریافتی از صندوق باید بر طبق ریز مندرج در صورت اسکناس و پشیز (تفکیک وجوه ) باشد تا بدین ترتیب ، پر کردن پاکتهای کارگران با سرعت انجام پذیرد .
4 ـ پاکت دستمزد
پس از تکمیل صورت های دستمزد ، پشت پاکتها بر اساس اطلاعات مندرج در صورتها تکمیل می شود و دستمزد خالص هر کارگر بر اساس صورتهای دستمزد در پاکت مخصوص به او قرار می گیرد . چنانچه کارگاههای مؤسسه از محل حسابداری دستمزد دور باشد ، به منظور صرفه جویی در وقت ، حسابداری دستمزد میتواند با تصویب مقامات ذیصلاحیت مؤسسه پاکتهای دستمزد را به محل کارگاه ببرد و پرداخت دستمزد را در محل کارگاه بعمل آورد .
5 ـ برگ رسید دستمزد
با استفاده از اطلاعات مندرج در صورتهای دستمزد ، قسمتهای مربوط به مشخصات کار گر و دستمزد خالص در برگ رسید دستمزد ثبت می گردد و به طوری که در بالا شرح داده شد از طریق ادارات مربوط و سرکارگران توزیع می گردد . کارگران پس از امضا برگ رسید دستمزد ، در روز یا ساعتی که مشخص گردیده است ، به حسابداری دستمزد مراجعه می کنند و با تسلم برگ مذکور پاکت دستمزد خود را دریافت میدارند .
6ـ خلاصه صورتهای دستمزد
کارگران ، حسابداری دستمزد با استفاده از همان فرمهای مخصوص صورت دستمزد و با توجه به سر ستونهای مندرج در صورت های دستمزد جمعهای هر اداره یا هر مرکز هرینه یا هر قسمت ( براساس که جوابگوی احتیاجات مؤسسه و راهنمای مدیران در اتخاذ تصمیم باشد )بصورت خلاصه دستمزد نقل می گردد و با جمع بندی مجدد اقلام ثبت شده در خلاصه جمع کل دستمزد و مزایا و کسور و تفتیک بدست می آید . به منظور محاسبه کل هزینه دستمزد ، متصدی مربوط با توجه به جمع ستون دستمزد و مزایای شمول بیمه و نسبت قانونی سهم کار فرما ، حق بیمه ، سهم کار فرما را محاسبه و در زیر ستونهای حق بیمه ( در قسمت کسور ) و جمع دستمزد و مزایا اضافه و مجددا جمع بندی می کند .
بدین ترتیب ، جمع کل ستون دستمزد و مزایا مبلغ کل هزینه دستمزد مؤسسه خواهد بود .
جدول حسابها
حسابهای که در این مرحله مورد لزوم خواهد بود به شرح زیر است .
حسابهای بدهکار حسابهای بستانکار
الف . حساب کنترل دستمزد ب . حساب صندوق
ج . حساب هزینه دستمزد د . حساب کسور
1. وزارت دارائی
2. بیمه های اجتماعی
3. متفرقه
هـ . حساب کنترل
و . حساب صندوق ( برگشت ز . دستمزد مطالبه نشده .
دستمزد پرداخت نشده )
حسابهای الف و ب ( طرف بدهکار حساب کنترل دستمزد و بستانکار حساب صندوق ) از طریق دفتر پرداختها ضمن پرداخت وجه دستمزد خالص عمل خواهد شد .
حسابهای ج، د ، ه از طریق سند روزنامه ای که در حسابداری دستمزد صادر خواهد شد ، عمل می گردد .
حسابهای و ، ز ، در صورتیکه دستمزدی پرداخت نگردد ، باید در مهلت مقرر ، در روش ، به صندوق برگشت گردد . در این حالت حساب بدهکار و حساب دستمزدهای مطالبه نشده بستانکار خواهد شد .
با اعمال این روش ، حساب دستمزدهای پرداخت نشده همیشه مشخص و قابل کنترل میباشد . و بعلاوه با ثبت سند روزنامه در دفاتر مانده حساب کنترل دستمزد در دفتر کل صفر می شود این نتیجه مؤید که آنچه به منظور پرداخت دستمزد توسط صندوق پرداخت گردیده با آنکه در صورت دستمزد به عنوان دستمزد خالص محاسبه گردیده ، برابر بوده است .
7 - تهیه سند روزنامه
برای تنظیم سند روزنامه در حسابداری دستمزد ، جمع کل دستمزد و مزایا ( به انضمام حق بیمه سهم کار فرما ) به حساب هزینه دستمزد بدهکار می گردد ، سپس هر یک از کسور به حسابهای مربوط بستانکار می شود و جمع مبلغ دستمزد خالص نیز به حساب کنترل دستمزد بستانکار می گردد .
سند روزنامه پس از تنظیم به انضمام نسخه دوم خلاصه صورتهای دستمزدجهت ثبت در دفاترمالی به قسمت دفترداری ارسال می شود.بدیهی استبه موازات تهیه سند روزنامه به منظور تسویهحساب کسور کارگران از طرف حسابداری دستمزد،اعلامیه های بستانکار جهت ارسال به مؤسسات یا ادارات ذینفع تنظیم وبه حسابداری مالی ارسال می گردد.
بایگانی
رونوشت احکام صادره که از طرف کارگزینی به حسابداری دستمزد واصل گردیده است،پس از ثبت در کارتهای مشخصات کارگران بر اساسموضوع،تفکیک می شود وترتیب شماره کارگری در پرونده های مجزا بایگانی می گردد وچون برای هر کارگر کارت مشخصات تنظیم گردیده است،نگاهداری پرونده برای هر کارگرزاید خواهد بود(پرونده کارکنان در کارگزینی تکمیل ونگاهداری می شود).
صورتهای تهیه شده وخلاصه صورتهای دستمزد به ترتیب ماه در پرونده های مجزا بایگانی خواهد شد.
روش پرداخت حقوق
در روش پرداخت حقوق ابتدا باید توجه نمود که کلیه عملیات وخدمات مربوط به حقوق پرداختی به کارمندان مورد بحث ومطالعه قرار گیرد.آن قسمت که مربوط به استخدام وطریقه تعیین میزان حقوق وتخصیص اضافات ونحوه ترفیعات سالانه میباشد،فعلا مورد بحث نیست و در صورت لزوم به طور اختصار مورد گفتگو قرار خواهد گرفت.
کلیه عملیاتی که در حسابداری حقوق برای محاسبه میزان حقوق ومزایا وکسور وحقوق قابل پرداخت انجام می یابد باید بر اساس مدارک واحکامی که از طریق ادارات ومنابع مجاز به حسابداری حقوق رسیده است،صورت می گیرد.
بدیهی است محاسبه کسور یا کسر مبلغی مشخص از حقوق کارمند باید بر اساس مفادقانون یا به موجب مدارکی باشد که از طرف مقامات مجاز صادر شده باشد ویا با موافقت شخص کارمند.انجام پذیرد.
پرداخت حقوق
محاسبه حقوق ممکن است با شیوه دستی یا ماشینی باشد و برای پرداخت آن می توان از طریق نقدی یا چک اقدام نمود ودر مورد نقدی نیز امکان دارد که کلیه حقوق در روز پرداخت یک جا پرداخت گردد یا به شکل حساب جاری یا اعتبار در حساب کارمند باقی بماند که در صورت اخیر کارمند با توجه به احتیاجات خود،مبلغ مورد نیاز را از حساب جاری خود برداشت می نماید وبه عبارت دیگر،حقوقش را به تدریج از صندوق دریافت می دارد.
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 42 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
دانلودمقاله حسابداری پرداخت دستمزد
