دانلود مقاله مشکلات بخش بودجه بندی بر مبنای صفر در ایران وجهان

اختصاصی از فایلکو دانلود مقاله مشکلات بخش بودجه بندی بر مبنای صفر در ایران وجهان دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

امکان سنجی عملیاتی کردن بودجه بندی بر مبنای صفر در ایران (۱۴)
مشکلات تمرکز و عدم تمرکز
ساختار بودجه ریزی در ایران دارای مشکلات و ایرادات اساسی است. بسیاری از کارشناسان روند تهیه، تدوین، تصویب و اجرای آن را بسیار طولانی می دانند.فرآیندی که در پس هر کدام از آن ها، باید شاهد تغییراتی اساسی در مبنای اولیه آن بود. سرانجام آن چه که از این روند و پس از تصویب بیرون می آید، آن چیزی نیست که کارشناسان پس از ماه ها بررسی کارشناسی آن را نوشته بودند.عده ای دیگر نیز این نوع بودجه بندی را مناسب کشور نمی دانند و سرانجام بودجه بندی بر مبنای صفر را پیشنهاد کردند.بودجه ریزی بر مبنای صفر با واقع بینی بیش تری نسبت به آن گروه از عملیات و فعالیت های دستگاه های اجرایی که می توانند جابه جا شده و نتایج پرثمرتری را به بار آورند، می نگرد.اگر چه این روش بودجه ریزی بسیار پیچیده است اما گفته می شود نتایج مطلوبی که از این روش به دست می آید، ارزش به کار بردن آن را دارد. این روش تمرکز و تاکید بر کل تقاضای بودجه دارد و یکی از مشخصه های مهم آن انعطاف پذیری است و به بودجه ریزان این امکان را می دهد که بین شقوق مختلف اعتباری حق انتخاب داشته باشند. در واقع بر این اساس هر سازمان، برنامه های جدید و قدیم خود را همانند یک فعالیت جدید مورد ارزیابی قرار می دهد. اساس این روش مبتنی بر نوسازی و تحول در سازمان هاست.در این روش درجه اولویت اهداف نسبت به یکدیگر تعیین می شود.گزارش حاضر نتیجه تحقیق گروهی از کارشناسان است که امکان سنجی نظام بودجه ای بر مبنای صفر در ایران را مورد بررسی قرار داده اند. این گزارش در سال 84 برای وزارت امور اقتصادی و دارایی تهیه شده بود.
در زمینه مربوط به تمرکز و عدم تمرکز عملکرد مربوط به اعتبارات جاری و عمرانی طرح های منطقه ای با مشکلات متعددی روبه رو است. تاکنون تعریف و معیار مشخص برای شناخت حد و تعیین ویژگی های چارچوب عدم تمرکز ارایه نشد و حاصل تلاش سال های اخیر در این زمینه به جز انتقال روش های اداری و عملیاتی معمول در مقیاس های کوچک تری به استان ها نبوده است. در حقیقت، باوجود آن که عدم تمرکز مالی و اداری و رفع نارسایی های ناشی از تمرکز و ایجاد هماهنگی امور بین مرکز و استان و شهرستان از دیرباز مورد توجه بوده و در قوانین اساسی نیز اصولی در جهت تقویت مبانی فوق منظور شده، ولی ساخت تشکیلاتی، توزیع اختیارات و مقررات مالی حاکم عدم تمرکز در اداره امور کشور را در اجرا به حداقل ممکن کاهش داده است.
در قانون برنامه و بودجه توصیه هایی برای غیرمتمرکز نشان دادن اعتبارات جاری و عمرانی وجود دارد لیکن علاوه بر فقدان ضوابط مربوط به تهیه و تنظیم و چگونگی اجرا، طراحی و قوانین مربوط دیگر نظیر محاسبات عمومی، استخدامی و هم چنین ساخت تشکیلاتی اجرا حکایت از الزام به رعایت تمرکز در چارچوب مسوولیت هر یک از وزیران دارد.

مسایل مربوط به نظام اداری
در زمینه ارتباط میان بودجه و سازمان و تشکیلات اداری با مسایل پیچیده تر و غیرقابل انعطاف تری روبه رو هستیم که موضوع مدیریت دولت در تهیه و اجرای بودجه است. اهم این مسایل که به طور غیرمستقیم می تواند موفقیت نظام بودجه ای کشور را دشوار و حتی غیرممکن گرداند، عبارتست از:

-تداخل، تکرار و تشابه وظایف دستگاه های دولتی، تقسیم ناموزون و غیرمنطقی وظایف بین وزارت خانه ها و مؤسسات دولتی، تقسیم یک وظیفه بین چند دستگاه دولتی و در نتیجه لوث مسوولیت در انجام بعضی از وظایف دولت، دوباره کاری در بسیاری از امور، انجام کار براساس روش های کهنه یا دست و پا گیر از دیدگاه تشکیلات و روش ها.

- توزیع غیرمنطقی کارکنان در بین رسته های شغلی، توزیع غیرمنطقی کارکنان در مناطق جغرافیایی، فقدان تخصصی های ضروری، تورم کارکنان در رسته های خدماتی، فقدان آموزش ها و ضمن خدمت از دیدگاه نیروی انسانی.

-چندگونگی نظام حقوق و دستمزد، چندگونگی مقررات بازنشستگی و تامین اجتماعی، تضعیف قدرت خرید کارمندان در مقایسه با افزایش هزینه زندگی، فقدان امکان حرکت کارکنان بین بخش های دولتی و غیردولتی از دیدگاه مقررات استخدامی.

-نادیده گرفتن ضوابط و شرایط انتصاب، فقدان تخصص لازم، فقدان تجربه در زمینه های کاری مربوط، عدم توجه به لزوم تجانس بین شرایط شغل و ضرورت های آن از دیدگاه مدیریت. درحال حاضر اگرچه هریک از دستگاه های اجرایی دولت دارای هدف و مسوولیت انجام وظیفه ای مخصوص به خود هستند لیکن از دیدگاه مربوط به تنظیم بودجه در شکل فعلی، ضابطه اساسی استفاده از اعتبارات بودجه ای، بر پایه استقرار و حفظ موجودیت سازمانی استوار است. به عبارت دیگر توجیه عمده و اساسی در اختصاص اعتبار، در نظام بودجه ای موجود، لزوم بقای دستگاه های اجرایی است که برای انجام وظایف یا وظیفه ای ایجاد شده اند در این بودجه بندی ارقام به دست آمده نمایانگر هزینه استقرار نیروی انسانی در محل و وسایل و ملزومات مربوط، برای حفظ این استقرار خواهد بود بدون این که به ضرورت شناسایی دقیق و روشن حجم عملیات اجرایی و ارتباط آن با منابع تخصص یافته، ارزیابی مدیریت و کارآیی سازمان دولت، زمان بندی اجرایی و روند هزینه براساس پیشرفت کار توجه شود. به این ترتیب، بررسی های بودجه ای، مواجه با تکرار مکرر و ساخت و ساز منحصر و غیرقابل تغییر می شوند که عناصر و اجزای تشکیل دهنده آن در زمان های گذشته تنظیم و تصویب شده است.

روشهای بودجه ریزی روشهای برآورد هزینه ها
1- روش تنظیم بودجه متداول
بودجه متداول یا سنتی بودجه ای که در آن اعتبارات هر سازمان دولتی به تفکیک فصول و مواد هزینه مشخص می گردد .
در این روش بودجه ریزی نوع و ماهیت هزینه ها نشان داده می شود ولی مشخص نمی گردد که هر هزینه برای نیل به کدام هدف یا اجرای کدام برنامه یا فعالیت خاص انجام شده است .
2- بودجه ریزی افزایشی
بودجه ریزی افزایشی برای اجتناب از مشکلات ناشی از کار عظیم و پر دردسر بودجه نویسی سالانه ابداع شده است .
بدین ترتیب هر سال مجددا از اول اقدام به کار پیچیده بودجه نویسی نمی شود, بلکه بودجه ریزان با قبول بودجه سال گذشته توجه را روی تغییرات افزایشی متمرکز می کنند
3- بودجه برنامه ای
بودجه برنامه ای بودجه ای است که در آن اعتبارات سازمانهای دولتی بر حسب وظایف, برنامه ها و فعالیتهایی که آنها باید در سال مالی اجرای بودجه برای نیل به اهداف خود انجام دهند, پیش بینی می شود. به عبارت دیگر در بودجه برنامه ای مشخص می شود که دولت و دستگاههای دولتی در سال اجرای بودجه اولا چه اهداف, وظایف و مقاصد مصوبی دارند و ثانیا برای نیل به اهداف و مقاصد مذکور باید چه برنامه ها, عملیات و فعالیتهایی را با چه میزان اعتبار انجام دهند .
4- بودجه عملیاتی
بودجه عملیاتی یا بودجه بر حسب عملیات بر اساس وظایف, عملیات و پروژه هایی که سازمانهای دولتی تصدی اجرای آنها را بر عده دارند تنظیم می شود . در تنظیم این نوع بودجه به جای توجه به کالاها و خدماتی که دولت خریداری می کند و یا به عبارتی به جای توجه به وسایل اجرای فعالیتها, خود فعالیت و مخارج کارهایی که باید انجام شود , مورد توجه قرار می گیرد .
در بودجه عملیاتی علاوه بر تفکیک اعتبارات به وظایف, برنامه ها , فعالیتها و طرحها حجم عملیات و هزینه های اجرای عملیات دولت و دستگاههای دولتی طبق روشهای علمی ای مانند حسابداری قیمت تمام شده محاسبه و اندازه گیری می شوند .
5- نظام بودجه بندی طرح و برنامه(ppbs)
نظام بودجه بندی طرح و برنامه تلاشی است برای ترکیب و تلفیق بودجه بندی با برنامه های کلی به عنوان یک مجموعه واحد که نشان دهنده خطوط اصلی و خط مشی های کلی سازمان و دولت است .
اجزای بودجه بندی طرح و برنامه عوامل جدیدی نیستند زیرا طرح ریزی, برنامه و بودجه بندی طرح و برنامه است .
با استفاده از نظام ppbs می توان برنامه ریزی , طرح ریزی, بودجه نویسی, اطلاعات مدیریت, کنترل مدیریت و ارزشیابی برنامه ای را به هم مرتبط ساخت و در عین حال نسبت به تجزیه و تحلیل نظام سند هر یک از عناصر تاکید کرد .
6- بودجه بندی بر مبنای صفر
بودجه بندی بر مبنای صفر, که نقطه مقابل بودجه افزایشی است, تعدیل بودجه بر تفاوت بین سال جاری و سال بودجه ای متمرکز است . این بودجه بندی سعی دارد که این نقیصه را بر طرف کند که تعدیل مجدد هر فعالیت از مبنای صفر است و برای هر فعالیت یا برنامه باد توجهی وجود داشته باشد که آیا لازم است یا نه؟
در بودجه بر مبنای صفر هزینه ها به جای اینکه بر مبنای سطح جاری محاسبه شوند از صفر شروع می شوند .
7- بودجه بندی بر مبنای هدف
این رویکرد که نظام بودجه ریزی طرح و برنامه و مبنای آن را رد می کند در بعضی کشورها تحت عنوان (بودجه ریزی پاکتی) نامیده میشود .بودجه ریزی بر مبنای هدف, بودجه ریزی با فرایند جیره بندی از بالا به پایین است که در آن تعیین اولویتها و محدودیتها در بالا اساس انتخاب راهکارها در پایین است.
این نوع بودجه بندی نه بر عقلایی بودن اقتصادی که بر عقلایی بودن سیاسی تکیه میکند .
کسب منابع و چگونگی تخصیص آن به آحاد جامعه، انگیزه اصلی تهیه و تنظیم بودجه دولت است. همه دولتها، چه در کشورهای پیشرفته که از روشهای نوین در تنظیم بودجه بهره منداند، چه در کشورهای در حال توسعه که آثار فنون و روشهای کارامد کمتری در تنظیم بودجه آنها وجود دارد و چه در کشورهای توسعه نیافته با روشهای بودجه بندی کاملا‌ً ابتدایی، اقدام به تعیین و تدوین چگونگی کسب درامد و تخصیص آن در قالب برنامه ای مدرن، با عنوان «بودجه کل کشور» میکنند. عمده¬ترین و رایجترین روشهای تنظیم بودجه در کشورها به ترتیب درجه رشدیافتگی آنها عبارتند از:
بودجه متداول؛ در این روش، درامدها و هزینه ها، صرفاً براساس اقلا‌م سالهای گذشته پیشبینی می شود بدون آن که معلوم شده باشد هزینه ها برای اجرای چه برنامه و هدفی است.
بودجه برنامه ای؛ در این روش ابتدا اقداماتی که دولت موظف است از طریق دستگاهها در سال آینده انجام دهد مشخص می شود. سپس هزینه ها براساس فعالیتهای جاری و عمرانی از پیوستن طرحها، فعالیتها و برنامه ها به شکل فصل و امور تخصیص می یابد.
در این روش، به دلیل نبود اطلا‌عات مورد نیاز و یا بی ثباتی شرایط محیطی، پیشبینی بهای تمام شده فعالیتها، طرحها و برنامه های منظور شده در بودجه امکانپذیر نیست و تخصیص هزینه صرفاً برمبنای اطلا‌عات فعالیتهای مشابه در سالهای پیش و اعمال تغییرات آثار تورمی صورت می¬پذیرد.

از این روست که هنگام تصویب بودجه در مجلس، به دلیل در دسترس نبودن بهای تمام شده و محاسبات درخور اتکا، لزوم انجام بحث و جدلهای چندین و چند روزه، برای تصویب لا‌یحه ضروری می شود و گاهی اقلا‌م تصویب و ابلا‌غ شده، در عمل دچار انحرافات متعدد از برنامه شده و یا در نهایت متوقف می گردد. لذا در چنین وضعیتی، کشمکشهای متعدد میان کارفرمایان دولتی و پیمانکاران به دلیل ناممکن بودن اتمام طرحهای واگذاری و واقعی نبودن قیمتهای تعیین شده برای اجرای امور، باعث طولانیتر شدن نوبتهای رسیدگی به اختلا‌فات مزبور در دادگاهها و پیامدهای ناخوشایند اجتماعی دیگری خواهد شد و این کلا‌ف سردرگمی است که کشورهای دارای این روش بودجه ای باید خود را از آن رها سازند.
بودجه عملیاتی؛ در تنظیم بودجه عملیاتی، دستگاهها باید دو مرحله زیر را سپری کنند:
1- اندازه گیری حجم کار،
2- محاسبه بهای تمام شده فعالیتها، در سال آینده.
در تهیه و تنظیم اطلا‌عات پیشگفته، از کارشناسانی چون مهندسان صنایع در انجام زمانبندی دقیق و تعیین اندازه هر بخشی از جزئیات فعالیتها و در نهایت کل طرحها استفاده می شود. این محاسبات با توجه به آثار تورمی یا رکود و سایر عوامل محیطی، تجزیه وتحلیل شده و بهای تمام شده برای تولید و عرضه کالاها ‌و خدمات تعیین میشود.

به دلیل اعمال دقت کافی در محاسبات مزبور و وجود ثبات اقتصادی و مهار نرخ تورم و کاهش نرخ سود بانکی، انحرافات ناشی از اقلا‌م واقعی و بودجه به حداقل ممکن کاهش می یابد وطرحها نیز در زمان تعیین شده و منطبق با بهای تمام شده مصوب تحویلپذیر خواهند بود و لذا:
اولا‌ً: رضایت کارفرما از پیمانکار موجب جلوگیری از بروز اختلا‌فات و تبعات آن در آینده خواهد شد،
ثانیاً: عملیات و وظایف تعریف شده برای مسئولا‌ن دستگاهها به طور کامل اجراپذیر بوده و افزایش سطح رضایت مردم و رفاه جامعه از دستاوردهای این روش است.
در حال حاضر، این روش در کشورهای توسعه یافته که زمینه های اطلا‌عاتی لا‌زم برای انجام محاسبات بهای تمام شده در آنها فراهم است،اجرا می شود.
یاداوری می شود به دلیل وجود پشتوانه های محاسباتی دقیق در طرحها و برنامه های ارائه شده به مجلس، چانه زنی نمایندگان هنگام بررسی و تصویب لایحه بودجه بر روی ارقام مندرج در لا‌یحه منتفی و یا به عبارت دیگر ناممکن است زیرا این موضوع تفهیم و اثبات شده است که در صورت تغییر در بهای قابل اختصاص به انجام طرح، فعالیت یا امور مندرج در لا‌یحه، اجرای آنها عملا‌ً با وقفه روبرو می¬شود. مردم نیز به تشکیلا‌ت دولتی خوشبین شده و به تدریج زمینه های اعتماد عمومی به دولتمردان تقویت می گردد.

مانع اساسی در دستیابی به بودجه عملیاتی در کشورهای در حال توسعه این است که دستگاههای اجرایی و بنگاههای اقتصادی این کشورها هنوز در محاسبه بهای تمام شده کالاها و خدمات تولید و عرضه شده در دوره های جاری و گذشته خود دچار مشکلا‌ت ریشه ای هستند. چگونه می توان انتظار داشت این سیستم ناکارامد بتواند بهای تمام¬شده کالاها و خدماتی را محاسبه و اعلام کند که در آینده قرار است تولید و عرضه شود و شاید برخی از اطلا‌عات آن هم به طور دقیق در دسترس نباشد.
بودجه برمبنای صفر؛ این روش برای نخستین بار در سال 1973 در ایالات متحد امریکا ابداع و اجرا شد. اجرای این روش باعث نوسازی و تحول در دستگاههای دولتی می¬شود.
مراحل اجرای این روش به شرح زیر است:
1- شناخت واحد فعالیت،
2- دسته بندی هر واحد فعالیت در قالب گروه فعالیتها و برنامه¬ها،
3- ارزشیابی و درجه بندی گروه فعالیتها بر حسب اولویت آنها،
4- انتخاب و تخصیص بودجه به گروهی از فعالیتها که ثمربخشی آنها اثبات می¬شود.
در این روش، پس از اجرای این مراحل برخی از فعالیتها و واحدهای دوره پیش تعدیل و ترکیب جدیدی برای استفاده کنندگان بودجه تعریف می-شود. این روش دارای مزیت انعطاف¬پذیری خاصی است.

**از مشکلات اجرایی بودجه بندی بر مبنای صفر، مقاومت مدیران و مسئولا‌نی است که فعالیت آنها در دوره پیش، ثمربخش تشخیص داده نشده و تصمیم به حذف آنها گرفته می شود.
روش اخیر برای برنامه های درازمدت (چندساله) مورد استفاده قرار میگیرد و با تلفیق آن با روش بودجه عملیاتی، امکان اجرای عدالت، تخصیص بهینه منابع و امکانات، در اختیار دولتمردان قرار خواهد گرفت.
بدیهی است در بخش عمومی وخصوصی مدیرانی موفقترند که بتوانند 5 وظیفه اصلی مدیریت یعنی برنامه¬ریزی، سازماندهی، هماهنگی، تصمیمگیری و نظارت و کنترل را به نحو احسن به انجام رسانند. بودجه عملیاتی و بودجه برمبنای صفر، ابزارهایی است که می تواند معیار قابل اندازه گیری مناسب در خصوص برنامه ریزی، تصمیمگیری و کنترل صحت عملیات را در اختیار مسئولا‌ن قرار دهد. بنابراین، هرگونه تعلل در آماده سازی زمینه های لازم برای دسترسی به بودجه عملیاتی و توزیع عادلا‌نه ثروت و تخصیص بهینه هزینه ها، با استفاده از روشهای علمی آزموده شده در کشورهای صنعتی امروز پذیرفتنی نبوده و مسئولان ذیربط باید پاسخگوی مطالبات آیندگان باشند.

به طور خلاصه:

بودجه‌ریزی عملیاتی عوامل "صرفه‌جویی" و "اثربخشی" را به ابعاد سنتی بودجه‌ریزی اضافه می‌کند. نظام بودجه‌ریزی عملیاتی بین "کارآیی" و "اثربخشی" تمایر قائل می‌شود. در"کارآیی" استفاده مفید از منابع مورد نظر است، در حالیکه "اثربخشی" با عملکرد مرتبط است. در بودجه‌ریزی عملیاتی طبقه‌بندی عملیات به‌نحوی است که هدفها شفافتر بیان می‌شوند، ارزیابی بودجه سهل‌تر بوده و در روش هزینه‌بندی آن ارتباط بین داده و ستانده مورد توجه قرار می‌گیرد.
مهمترین هدف بودجه‌ریزی عملیاتی اصلاح مدیریت بخش عمومی و افزایش اثربخشی مخارج این بخش است. ویژگی‌های اساسی این اصلاح عبارتند از:
* ارزیابی پاسخگویی مسئولین دستگاههای اجرایی براساس معیار دستاوردهای فعالیتهای آنان، دامنه تاثیرگذاری‌ آنها جهت نیل به دستاوردها و بودجه و امکاناتی که برای تحقق دستاوردها به مصرف رسیده است.
* ارزیابی پاسخگویی مدیران دستگاههای اجرایی به مسئولین ذیربط براساس محصولاتی که باید تولیدکنند و بودجه و سایر امکاناتی که برای تولید این محصولات بکار می‌گیرند.

* تضمین و تحکیم پاسخگویی از طریق مبادله موافقتنامه بین مدیران و مسئولین دستگاههای اجرایی و بین مسئولین دستگاههای اجرایی و سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور (به نمایندگی از طرف دولت).
* استقرار نظام بودجه‌ریزی ستانده محور
* دادن اختیارات لازم به مدیران در انتخاب نهاده‌های لازم برای تولید محصولات مورد نظر
* ارزیابی مستمر عملکرد مدیران و مبنا قراردادن نتایج عملکرد به عنوان یکی از معیارهای تخصیص اعتبارات.
* اصول و مفاهیم هزینه‌یابی محصول

برای اجرای نظام فوق اقدامات اساسی زیر باید انجام گیرد:
1- برنامه‌های عملیاتی دستگاههای اجرایی جهت تحقق اهداف بخش ذی‌ربط بازبینی، اصلاح و نهایی شود.
2- در چارچوب وظایف مصوب دستگاههای اجرایی، فعالیتهای کمیت‌پذیر ذیل هر یک از برنامه‌های نهایی شده تعیین گردد.
3- هزینه تمام شده هر یک از فعالیتها برای دستیابی به هدف تعیین شده محاسبه گردد.

4- یک نظام نظارتی و گزارشگیری مستمر تمامی مراحل کار استقرار یابد.
چکیده
بودجه مهمترین عامل برنامه ریزی برای مدیریت هر سازمان ازجمله کتابخانه های تخصصی به شمار می آید. بودجه به عنوان شرح صورت وضعیت و پیش بینی درآمدها و هزینه ها برای یک دوره، مدیر را در کنترل و سلامت مالی کتابخانه کمک می کند. بودجه واعتبارات کتابخانه باید در مرحله اجرایی به طورصحیح قابلیت انعطاف داشته باشد. به صورتی که نیازهای کاملا فوری و ضروری را بتوان موقتا" یا دایما" جانشین یک یا دو فقره از مخارج دیگر کرد. در این مقاله ابتدابه تعریف بودجه، اهداف بودجه، انواع روشهای آماده سازی بودجه و مشکلات بودجه در کتابخانه تخصصی پرداخته شده و در انتها به راهکارهای کمی و کیفی در این زمینه توجه گردیده است.
کلیدواژه ها: بودجه[1]، بودجه بندی، کتابخانه های تخصصی [2]
مقدمه
برآوردبودجه دراداره کتابخانه نه تنهاازاساسی ترین امورمدیریت است بلکه اصولی ترین وسیله نظارت بر خدمات کتابخانه نیزمحسوب می شود . رفع نیازها و دستیابی به هدفهادرچهارچوب بودجه امکان پذیراست. ودرحقیقت پایه واساس سازمان کتابخانه به نیروی مالی آن بستگی دارد . افزایش تصاعدی حجم انتشارات درجهان امروز یابه اصطلاح انفجاراطلاعات باعث افزایش درخواست دانشمندان ومتخصصان برای آگاهی سریع وبه موقع از این اطلاعات شده ولزوم ارایه خدمات اطلاعاتی ، اطلاعات ملی ، منطقه ای وبین المللی رااجتناب ناپذیرساخته است،درمجموع همه این عوامل موکدلزوم بودجه کافی وتنظیم دقیق آن است،اهمیت این موضوع به اندازای است که دربعضی ازکتابخانه های بزرگ تقریبا"نیمی ازسال به مطالعه و تنظیم بودجه ونیمه دیگر سال به هزینه نمودن کامل بودجه اختصاص می یابد.(علومی،1376،ص49)
ازاواسط دهه ء1980 لازم بود که کتابداران و مدیران اطلاع رسانی بامسایل مالی آگاه شوند . اگرچه همیشه مواردی وجود دارد که در این زمینه انتقادات مهمی ازفعالیتهای مالی خودشان داشته باشد . هیگل[3]می گوید : حسابرسی کردن یک کارسخت ومهمی نیست اما منظور از آن تصمیم گیری توسط افراد تعلیم دیده برای مورد استفاده صحیح قراردادن منابع با روشهای رایج ارزیابی
پولی است .16 سال پیش رابرت[4]این مورد را امکان پذیر کرد که فعالیتهای برآورد هزینه کتابخانه ها و واحدها بااطلاع تکنیکهای موجود برای حمایت از مدیریت اقتصادی کتابخانه و خدمات اطلاع رسانی یکی ازضعیف ترین بخشهای موجود در مجموع مدیریتی کتابخانه است. آگاهیهای رو به رشد درباره اهمیت مدیریت مالی باعث ایجاد فشارهای بیرونی و تاثیرگذار برروی متخصصین اطلاع رسانی ازاوایل دهه1980شد. همه کتابخانه ها از محدودیت وکمبود منابع مالی رنج برده اند که هنوز هم این کمبود منابع پولی و مالی وجود دارد. این مسایل براین نکته تاکید دارد که افراد متخصص اطلاع رسانی که دارای درک کاملی از مدیریت مالی هستند استخدام شود . مدیران ماهر به اهمیت فراوان و قرار گرفتن یا داشتن چنین توصیفی برای تکنیکهای کاربردی آگاهند .این تکنیکها شامل موارد زیر است : کنترل هزینه ،استفاده ازمنابع به بهترین نحو، توجیه منابع اضافی ،توجیه فراهم آوری منابع آوری ،درآمد زایی (mckay.2003 p.2-3)
باتوجه به آنچه که گفته شد کتابخانه های تخصصی باید از بودجه کافی ،مستقل و مناسب با هدفها و وظایف مدون و محسوب خود برخوردار باشند تا بتواند نیازهای اطلاعاتی جامعه استفاده کننده را به راحتی برآورده سازند. (تعاونی،1370،ص47).
کتابداران باید مدیریت مالی و همچنین مهارتهای اجرا کردن بودجه در کتابخانه های تخصصی را آموزش ببینند(cropley .1991)
در این بررسی کوتاه به طور کامل و عمیق نشان دادن واقعیتهای موجود در مدیریت مالی امکان پذیر نخواهد بود با وجود این امیدواریم این راهنماییها دیدگاه کمی از زمینه موضوعی درزمینه بودجه در کتابخانه های تخصصی را ارایه نماید.
تعریف واژه بودجه و بودجه بندی(به معنی عام)

واژه بودجه درفارسی اززبان فرانسه اقتباس شده ودرفرانسه نیز ازانگلیسی اقتباس شده است وعلت این امرآن است که رویه تنظیم بودجه وبه تصویب رساندن آن درپارلمان ابتدا ازکشور انگلستان شروع شده است .
واژه بوژت ( Bouget ) یک واژه فرانسه قدیم است و به کیف چرمی اطلاق میشده است که وجوه نقد ر ا د ر آن نگهداری می کردند،
در انگلستان کیف چرمی ای که محتوی صورت مخارج مورد نیاز پادشاه بود توسط خزانه دار وی ، که بعدا وزیر دارایی نامیده شد ، برای تصویب وجوه مورد نیاز پادشاه به پارلمان عرضه می شد. آن کیف (باجت) نامیده می شد و بتدریج اطلاق اصطلاح بودجه از کیف به محتویات آن تغییر یافت . به عبارت دیگر ، صورتحسابهای مزبور بتدریج در یک صورتحساب واحد گنجانده و تحت عنوان ( باجت) در انگلیس و (بودجه) در فرانسه به کار رفت و در سایر زبانها نیز مورد استفاده قرار گرفت . (lynch.p.36)
قبل از انقلاب مشروطه چنین واژه ای در زبان فارسی به کار نمی رفته است و پس از آن چون قانون اساسی ایران بیشتر از قوانین اساسی بلژیک و فرانسه ترجمه و اقتباس شده، این واژه نیزهمراه قوانین مالی فرانسه ترجمه و وارد قانون محاسبات عمومی ایران و زبان فارسی گشته است(میرزایی اهرنجانی،ص.2). بودجه تعاریفی مختلف دارد که به چند نمونه اشاره می کنیم.
فرهنگ لغت آکسفورد بودجه را چنین تعریف می کند ، مقدار پولی که یک شخص یا سازمان در یک دوره زمانی خاص در قالب یک طرح مصرف می کند. یک حالت درآمد احتمالی و هزینه ها برای سال مورد نظر با پیشنهادهای مالی ارایه شده که سالانه توسط رییس امور مالی و برنامه ریزی از طرف وزارتخانه برای ارایه به مجلس تهیه می شود که بعضی اوقات برای سرمایه های (0xford.2003)اوقات برای سرمایه های ملی و تعریف شده برای سازمانها ی رسمی نوشته می شود
بودجه یک طرح مرتب و هماهنگ از برنامه ریزی مالی و مدیریت است و ابزار اصلی برنامه ریزی ، انگیزش وکنترل کسب وکار (woelfel.1987.p.30) می باشد.
حالت تخصیص هزینه ها ویادرآمدهاتحت یک سرفصل مشخص برای دوره انتخاب شده دربسیاری ازسازمانهااین بودجه تاپایان زمان اعتبار غیر قابل انتقال هستند.
بودجه ریزی بیان سیاستها و برنامه های دولت و ابزاری برای بررسی سالانه اهداف برنامه ها و اثر بخشی ابزارهای به کار گرفته شده برای نیل به آن اهداف است . و سرانجام بودجه ریزی : هنر قطع هزینه های اضافی از بدنه دستگاهها بدون کمترین سر و صدا (ابراهیمی نژاد،1380،ص.14).
بودجه یک برنامه مالی برای یک دوره محدود زمانی است که بوسیله آن ، درآمدها و سایر منابع تامین اعتبار و نیز هزینه های برنامه ها و عملیات برای رسیدن به اهداف خاص و معین پیش بینی می شود(موسی خانی،1382،ص13).
بودجه برنامه عملیات مالی دولت یا سازمانهای دولتی وغیرانتفاعی برای یک مدت معین مثلا"یکسال مالی است.دربودجه هزینه برنامه ها ،طرح ها،پروژه هاوفعالیتها وهمچنین درآمدهاوسلیرمنابع مالی لازم برای تامین هزینه های موردبحث پیش بینی می شود.(سعیدی،1380،ص2)
تعریف واژه بودجه و بودجه بندی: (به معنی خاص)
بودجه عبارتست از شرح صورت وضعیت و پیش بینی درآمدها و هزینه ها برای یک دوره درآینده یک کتابخانه تخصصی و یک (seer :2000) ابزارمدیریتی است که مدیر را درکنترل و سلامت مالی کتابخانه کمک می کند
استفل[5]بودجه در کتابخانه تخصصی را این چنین تعریف می کند: بودجه بندی (مشخص کردن، تخصیص دادن ،افزایش دادن و مدیریت صندوق مالی کتابخانه)است که یکی از دو عامل مهم و ضروری در مدیریت و داشتن خلاقیت در مدیریت می باشد.
تالبوت [6]بودجه را به عنوان یک موقعیت پولی برای سازمانها یی که دارای نگرانی هایی درباره اولویتهای کتابخانه داردتعریف می کند. (mckay2003p.5-7)
اهداف بودجه:‌
بودجه همانطور که سایر سازمانها ازجمله سازمان مادر یک کتابخانه تخصصی را تحت تاثیر قرارمی دهد. خودکتابخانه را نیز تحت تاثیر قرارمی دهد. سه هدف عمده بودجه عبارتند از:
1-برنامه ریزی[7]2-همکاری ومشارکت[8] 3-نظارت وکنترل[9]
این سه کارکرد بیان می دارد که بودجه و فرآیند مدیریت مالی انعطاف پذیر است اما از طریق یک دوره مالی جوابگو می باشد.
بودجه معمول ترین بعد(مخرج)یک سازمان است و در چرخه هر سازمان ثابت می باشد. حال به دنبال موارد سه گانه ای که مربوط به اهداف بودجه می باشد می پردازیم.
1 - برنامه ریزی : اولین مرحله در فرآیند مالی و بودجه بندی ،برنامه ریزی است .محصول نهایی فرآیند برنامه ریزی ایجاد برنامه استراتژیک است
تهیه برنامه به امتحان و بررسی همه جانبه در واحدهای اطلاع رسانی که در سازمان مذکور تاثیرگذار هستند نیاز دارد. آنچه در فرآیند برنامه ریزی باید مدنظر قرار گیرد:1- مشخص ساختن وتوافق برروی اهداف عینی واصلی سازمان 2- ذکر دستورالعمل ما و اولویتها3 -تهیه یک چارچوب برای سیاستگذاری و تصمیم گیری 4- کمک به تخصص مناسب 5 -تعیین کردن مسایل بحرانی و محدودیتها .
و آنچه که به عنوان موارد اساسی واصلی در بودجه بندی باید رعایت شود عبارت است از: اینکه بودجه باید برای پوشش دوره معین و تعریف شده ارایه شود .برای مدت زمان معین ،ازپیش تعیین و تصویب شود. اهداف کیفی و کمی و مالی در فرآیند بودجه بندی منظور گردد، فرآیند بودجه را تعریف کند تا با تطبیق آن مطمئن شوند سازمان می تواند به اهداف خود برسد.
بعدبرنامه ریزی بودجه کتابخانه ازطریق مدیریت از سطوح بالاو پایین روی پرسنل کتابخانه تاثیرمی گذارد.از بالا مدیر کتابخانه بااهداف سازمانی که ارتباط برقرارمی کند،انتظارداردکه سطوح پایین تربرآن اساس رویه های خودراتنظیم کنند.
ازپایین همه پرسنل کتابخانه تخصصی به صورت نظری در توسعه بودجه مشارکت می کنند به ویژه زمانی که ازبودجه خطی استفاده می شود. .(mckay.2003.p.7)

2-همکاری ومشارکت : بودجه به عنوان یک نقطه اتکا ، برای همکاری بین برنامه های کتابخانه تخصصی وپرسنل کتابخانه تخصصی عمل می کند . بودجه وسیله ای برای اشتراک اطلاعاتی که درارتباط بابرنامه ، توسعه وکاربرد می باشد را ارایه می دهد.
3- نظارت و کنترل: درهمه سطوح مدیریت بودجه ،عنصرکنترل ونظارت کارایی موثری را ارائه می دهد خواه به صورت روزانه باشد و خواه طولانی مدت. کنترل ونظارت اصطلاحاتی هستندکه اغلب بصورت تعاملی به کاربرده می شوند.اگر بودجه کتابخانه های تخصصی موازی اهداف سازمان باشد بنابراین اجرای استانداردهای بودجه که به وسیله خدمات کتابخانه اندازه گیری می شودبه عنوان عنصر منطقی کنترل و نظارت بیان می شود. (Dossett.2004)
دیمان اهداف بودجه را به گونه ای دیگر بیان می کند:
1- پیش بینی خدمات آینده کتابخانه ،هزینه های خدمات و هزینه های دیگر که هدفهای مطلوب را بهبود ببخشد.
2- پیش بینی شرایط مالی آینده کتابخانه و نیاز آینده برای سرمایه.
3-تلاشهای هم عرض بخشهای مختلف کتابخانه برای حرکت به سمت معمولی ترین هدفها.
4- سرعت دادن به بازده عملکرد بخشهای مختلف کتابخانه
5- داشتن کنترل موثر برروی بودجه مالی کتابخانه
6- کنترل مرکزی بر روی کتابخانه از طریق گزارش های مالی(Dhiman.2005.p.129)

انواع روشهای بودجه بندی:
دراصطلاح علمی بودجه ممکن است به شیوه های گوناگون به وسیله نوع وروشهای آماده سازی شرح داده شود.
1-بودجه بندی براساس نوع هزینه یامصرف:
هزینه های جاری که بیانگر بودجه روزمره می باشد که برای هزینه های عمومی استفاده می شود. هزینه های جاری دارای جنبه جاری ، عادی وتکراری می باشند ودرمقابل دریافت کالا وخدماتی انجام می شوند که برای اجرای عملیات و وظایف جاری کتابخانه های تخصصی ضروری هستند.
که این هزینه ها شامل الف :هزینه های پرسنلی ب:هزینه های اداری می باشد.
الف-هزینه های پرسنلی
هزینه هایی هستندکه درانجام خدمت ویابه واسطه آن ،بطورمستقیم یاغیرمستقیم تحت عناوین مختلف حقوق ،دستمزد ،مزایا، پاداش ،اضافه کاروامثال آنها به پرسنل پرداخت می شوند
ب-هزینه های اداری:
هزینه های اداری عمدتا "در مقابل دریافت خدمات وکالای مصرف شدنی از اشخاص خارج از سازمان پرداخت می شود.
نوع دوم هزینه ها هزینه های سرمایه ای[10] می باشد. که بیانگراعتباربرای موارد اصلی است ومخارجی هستندکه موجب ایجاد یا افزایش اموال و داراییهای ثابت می شود (مانند خرید یا احداث ساختمان، خریدزمین، خریدکالای مصرف نشدنی و...)

2-بودجه بندی براساس داده های مدیریتی:
این نوع تقسیم بندی ،این گونه است که ممکن است مستقیم یا با نظارت اعمال شوند. بودجه مستقیم توسط مدیراطلاع رسانی تیم مدیریت اعمال خواهد شد.
بودجه مشارکتی نیازمند این مسئله است که واحدهای اطلاع رسانی برای تنظیم آن مشارکت می کنند.
3-بودجه بندی براساس روش آماده سازی:
در درجه بندی این روشها از روش خطی به بودجه بندی بر مبنای صفر[11][11]روشهای متنوعیهست که در آن بودجه می تواند تهیه و نمایش داده شود. (mckay.2003.p21)

انواع روشهای آماده سازی بودجه:[12]
اگر چه انواع زیادی ازانواع بودجه وجود دارد ولی بیشتر کتابخانه های تخصصی یک نوع ازانواع بودجه رابه کار می برند. این انواع عبارتند از : الف-بودجه بندی متمرکز ب-بودجه بندی خطی ج-بودجه بندی فرمولی د-بودجه بندی برنامه ای ه- بودجه بندی عملیاتی و-نظام طرح ریزی،برنامه ریزی،بودجه بندی ز-بودجه بندی برمبنای صفر .
الف-بودجه بندی متمرکز[13]:
در این نوع بودجه بندی ، بودجه به وسیله سطوح بالای مدیریت به صورت یکجا برای منابع کتابخانه در نظر گرفته می شود . از زمانی که این بودجه نتوانست اهداف سازمان را برآورده کندمدیران کتابخانه بیشتر از نوع دیگر بودجه استفاده می کنند. اگر چه بودجه بندی متمرکز می تواند دارای انعطاف پذیری سطح بالا و کنترل برروی کتابخانه باشد ولی مدیران کتابخانه کمتر ازآن استفاده می کنند. بودجه بندی متمرکز به این منوال می باشد که به طوریکجا برای کتابخانه تخصیص داده می شود ومدیر کتابخانه آنرابه سطوح پایین تربین برنامه ها وخدمات تخصیص میدهد.
ب-بودجه بندی خطی:[14]
معمولی ترین بودجه ای که درکتابخانه هااستفاده می شود بودجه خطی می باشدوبه خاطرآسان بودن این نوع بودجه،دپارتمان آن رابه عنوان بخشی ازکار، آن راتعریف کرده وبه گروه اجرایی می سپاردلذابودجه به ساده ترین نحو برای مبالغ خاص تهیه شده وبه خریدهای عمومی می رسد. بودجه خطی باید حاوی مطالب و دستورالعملهایی برای همه جنبه های مصرف مستقیم با یکدیگروتامین سایرفاکتورهاباشد.بودجه بندی خطی ساده ترین روش برای جمع آوری داده ها است که بطورکامل برمبنای مصارف سالهای قبل می باشد.
ج-بودجه بندی فرمولی[15]:
بودجه بندی فرمولی نوعی سیستم بودجه ای است که دراوایل سال1990 به
بوجودآمدوبیشتردرکشورآمریکارایج است.
تخصیص بودجه دراینجا براساس فرمول محاسبه می گرددوبرای تعیین نمودن اینکه آیاتمامی اعتبارتخصیص یافته یادرصدی ازآن برای واحدهای موردنظرجذب شده است یانه که فرمول مورداستفاده قرار می گیرد،ولی ایرادی که به این بودجه بندی واردمی دانندفقدان شناسایی اهداف سازمان مادر می باشد.
د-بودجه بندی برنامه ای:[16]
بودجه بندی برنامه ای مرحله بالاترازروش ساده بودجه بندی خطی است . در این نوع از بودجه بندی ، بیشتر روی خدمات کتابخانه که برای ارباب رجوع تهیه می شودتمرکز می کند،به عنوان مثال خدمات مرجع یاخدمات امانت این نوع بودجه بندی راجایگزین بودجه بندی خطی به حساب نمی آورند بلکه آن رامکملی برای بودجه بندی خطی می دانند . بودجه بندی برنامه ای بیشتر با اهداف سازمان مرتبط است .دربودجه بندی برنامه ای نیز مانندبودجه بندی خطی ازطبقه بندی اعتبارات برحسب فصول ومواردهزینه استفاده می شود با این تفاوت که دربودجه خطی کل اعتبارات درموارداین فصول ومواد هزینه پیش بینی می شوددرصورتی که دربودجه برنامه ای اعتبارات هریک ازبرنامه ها وفعالیتهاوخدمات کتابخانه تخصصی درقالب فصول ومواردهزینه پیش بینی می گردد(به عنوان مثال خدمات مرجع امانت کتابخانه ای ،فضای عمومی،اداره کتابخانه وبرنامه ریزی رفاهی)
ه-بودجه عملیاتی [17]
بودجه عملیاتی دربعضی ازکاراکترها با بودجه بندی برنامه ای اشتراک دارد اما بودجه عملیاتی از ابتدا برروی آنچه که پرسنل انجام می دهند و یا آنچه که آنها برای کامل کردن خدمات کتابخانه انجام می دهندمتمرکز می شود،دراین نوع بودجه بندی وظایف نسبت به برنامه ها پررنگ تر می باشد.
بودجه بندی عملیاتی به جای توجه به کالاها و خدماتی که خریداری می شود و یابه عبارتی به جای توجه به وسایل اجرای فعالیتها خودفعالیت و مخارج کارهایی که باید انجام شود را مورد توجه قرار می دهد.
بودجه عملیاتی حدود فعالیت و عملیات طبقات پایین سلسله مراتب را بررسی می کند درحالی که بودجه برنامه ای بیشتربه طبقات بالا می پردازد. بودجه عملیاتی در کتابخانه های تخصصی بیشتر در بخش فنی مانند(فهرست نویسی و فرآیند مواد) در بخش برنامه ریزی(انتخاب کارمند، مصاحبه، اتوماتیک کردن کتابخانه)و در بخش ارباب رجوع (مانندمیزامانت، ارتباطات تلفن)کارکرد دارد. بطورکلی بودجه عملیاتی بیشتربر روی کمیت تکیه می کند تا کیفیت فعالیتهای انجام شده.
و-نظام برنامه ریزی ،برنامه نویسی و بودجه[18]
روش "پی.پی.بی.اس" یکی از گسترده ترین روشهای اجرایی بودجه بندی برنامه ای به شمار می آید ویک کارکرد بسیار باارزش دارد."پی. پی. بی .اس" یکی از کاملترین روشهای بودجه بندی است و وقتی این سیستم به طور کامل اجرا شود به مدیران اطلاعاتی امکان می دهد تا بهترین اقدام در تخصیص منابع برای گسترش در سطح سازمانها به نسبت واحدهای اطلاع رسانی صورت گیرد.
برای آماده سازی"پی.پی.بی.اس"این موارد بایدانجام شود:
1- مشخص کردن اهداف سازمان، گزینش مواردمشخص ازبین موضوعات مختلفی که با اهداف سازمان مرتبط است ،دراین بررسی باید گذشته هانیزموردبررسی قرار گیرد.
2-جمع آوری اطلاعات باید در راستای مشخص کردن موضوع مناسب باشد.
3-گزینش بهترین ها به معنی انتخاب بهترین موضوعات است.
4-مشخص کرد نتیجه بودجه ها و برنامه های سازمانی.
"پی.پی.بی.اس" تمامی جوانب برنامه های استراتژیک واحد اطلاع رسانی را شامل می شود و ضروری است که اهداف سازمان تا آن جایی که امکان دارد بر پایه سطوح مختلف اطلاع رسانی پی ریزی شود. بودجه نمایی ارائه شده روش های مختلفی دارد که قادر خواهد بود خدمات ویژه ای را برای واحد اطلاع رسانی نشان دهد . این امکانات به مدیران امکان می دهد تا چگونه به اهداف واحدهای اطلاع رسانی نائل شوند.
نظامی که شامل مبنای تصمیم گیری مناسب و معقول در مرحله سیاست سازی و اعلام خط مشی طراحی برنامه های اجرایی و تخصیص منابع محدود میان نیازهای نامحدود بوده و برقراری ارتباط مداوم بین این عوامل را فراهم می سازد. به این ترتیب هریک از اجزاء نظام از لحاظ نیل به هدفهای تعیین شده در ارتباط با جزء دیگر نقش دارد.(فرج وند،1381 ،ص209)
ز-بودجه بندی برمبنای صفر:
بودجه بندی بر مبنای صفرنوع پیشرفته سیستم "پی.پی.بی.اس"است که تمام عوامل اجرایی(برنامه ها،فعالیتها)و درحین عملکرداطلاع رسانی برای بودجه یکسال برمبنای صفردوباره بازنویسی می شوندوبرطبق این سیستم بودجه به سادگی برمبنای رضایت بودجه های سال قبل پایه ریزی می شود . در این سیستم تمام قیمتهای یک سازمان با بودجه صفر شروع به کار می کنند و بایست نسبت به آن اصل کسب رضایت کنند. (mckay.2003.p21)
بودجه بندی برمبنای صفر توجیه مجدد هر فعالیت ازمبنای صفر است وبرای هر فعالیت یابرنامه باید توجیهی وجود داشته باشد که آیا لازم است یا نه؟ با چنین بودجه ای برای هر ریالی که مصرف می شود باید توجیه منطقی وجود داشته باشد.درظاهر بودجه بندی بر مبنای صفر باعث می شود که بتوان اولویتهای بودجه رابه شیوه ای بهتر تعیین کرد و کارآیی سازمان را بالا برد،ولی واقعیت این است که چنین کاری باعث می شود تا مقدار بیشتری کارهای دفتری انجام شود واحتمالا روحیه افرادومدیرانی که بایداقلام هزینه- های پیشنهادی دلایل موجه ای ارائه نمایند،تضعیف گردد. (فرج وند،1381،ص209)
ازدهه 1975به بعد به دلایل اینکه هزینه کاربرد آن ها از سوددهی شان بیشتر بود، استفاده از آنها در کتابخانه ها و فیلدهای اطلاعاتی منسوخ شده است.
فرآیند بودجه بندی(ارائه،تصویب،مصارف بودجه، کنترل بودجه):
فرآیندهای بودجه واحدهای اطلاع رسانی عمدتا"به نوع سازمان مادر وابسته اند. کتابخانه های تخصصی بودجه مشخص و مستقلی نداشته باشد ومستقیما"ازسوی حسابهای دیگرسازمان تامین شوند. آماده سازی بودجه اطلاع رسانی به شیوه های مورداستفاده درسازمان موردنظروابسته است وبسیاری ازبودجه ها ممکن است تلفیقی ازانواع بودجه هایی باشد که قبلا"ذکرشده است .
برای انجام فرآیند بودجه بندی رئوس بودجه باید مشخص شود که این رئوس شامل موارد زیر می باشد.
هزینه های دستمزد،کتاب ها،رساله ها ،نشریات،روزنامه هاوپیا یند ها ،امانات بین کتابخانه ای ،هزینه های ارتباطی ،حمل ونقل،آموزش،کنفرانس ها،هزینه های اداری،هزینه های کمکی مثل اجاره،استهلاک ساختمان های رهن گرفته شده، نظافت ، سیستم گرمایشی ،روشنایی،هزینه های غیر مترقبه بدون در نظر گرفتن مکانیزمی که برای آماده سازی بودجه به کار گرفته می شود ،مدیربخش اطلاع رسانی همراه بایدمیزان واقعی پول رابرای تعیین بودجه در نظر بگیرد.
آخرین مرحله ازهر فرآیند بودجه ای درخواست بودجه برای تامین منابع برای مدیریت کتابداران است .پس بنابراین ضروری است که واحد اطلاع رسانی همیشه وقتی که بودجه را آماده می کند یک دیدی نسبت به سازمان داشته باشد.
درحین فرآیندبرنامه ریزی واحداطلاع رسانی بایدمطمئن شودکه اوازمواردزیرآگاهی دارد.اهداف سازمان،موضوعاتی که سازمان خودش رادرگیرآن می داند،چگونه بودجه کتابخانه بادخل وخرج سازمان مقایسه می شود.
البته درتنظیم بودجه مناسب بایدمواردزیررافراهم نمود:
1-پیشینه اطلاعاتی مناسب ومرتبط باواحداطلاع رسانی.
2-بحث مختصری پیرامون برنامه های مرتبط بادوره های کاری.
3-بررسی بودجه بااطلاعات زمانی مناسب.
4- جزئیات هزینه ها (mckay.2003.p.26)
ارائه رسمی بودجه کلیدموفقیت مدیروروشهایی است که به سازمان مربوط است وممکن است ازسال مالی نسبت به سال مالی دیگر درهمان سازمان تغییر کند. با پایان یافتن تنظیم بودجه ،مدیران کتابخانه های تخصصی آن رابرای منابع موردنظرمصرف می کنند،مصرف پول ازقوانین خاصی پیروی می کندوبستگی به سازمان داردوراهکارهایی که با مشارکت سازمان است برنامه ریزی می شود این راهکارهابایداطمینان دهدکه مواردمصرف دارای ارزش مشخص بوده باشدوبرآوردکننده اهداف سازمان باشندوتنهابه کالاهایی پول پرداخت شودکه خریداری شده وتحویل داده شده است وبرای پایان سال مالی مدیران اجرایی باید در غالب یک مدل صحیح عمل کنند (mckay.2003.p.8-9)
نارسایی های بودجه بندی :
1-بودجه ،بیانگرراهبردهای سازمان نیست وعموما"به ارقام مالی برای یک دوره ی 12 ماهه متکی است.
2-عوامل اساسی ارزش زایی سازمان ، مانندسرمایه های فکری ونیروهای کارآمد سازمان ، فرآیندهای سازمانی وعملیاتی وبه طور کلی دارایی های نامشهود ونقش آنها دردرآمدزایی شرکت مورد توجه قرارنمی گیرد .گفتنی
است این گونه عوامل امروزه دربسیاری ازشرکت ها50تا90درصدارزش بازار شرکت ها راتشکیل می دهند.
3-وظیفه ی عمده ی بودجه بندی متنی عبارت است ازتعیین سقف وحدمعینی برای رشدوکیفیت وحداقلی برای هزینه ها،به عبارت دیگر بودجه ابزارکنترل اهداف وبرنامه های عملیاتی ومالی ازپیش تعیین شده است وبه لحاظ
مغایر با شرایط متحول وپررقابت کنونی است.
4- درشرایط وکشورهایی که نرخ تورم بالا است ،ارقام بودجه به سرعت معنا واعتبار خودرا به عنوان ابزار سنجشازدست می دهد.تغییرات سریع دربرنامه ها وفعالیت ها نیز تاثیرمشابهی برکارآمدی بودجه می گذارد.
5-بودجه های عملیاتی عمدتا"برپایه ی ارقام دوره ای گذشته وبا افزودن درصدی برای دوره ی آتی تهیه می شود. ارزیابی و کنترل نیز عملا"براساس ارقام ازپیش تعیین شده ( بدون توجه به امکانات خلاقیت و پویایی وپتانسیل
کارهای قابل انجام )صورت می پذیرد.
6-درتهیه بودجه عموما"گرایش به بازی باارقام وبودجه سازی است به ترتیبی که نتایج فعالیت ها وسطح عملکرد مورد انتظارپایین تر ازحد قابل دستیابی برآورد گردد ومنابع موردنیاز بیش از حد معقول برآوردشود،لذا دربسیاری موارد پاداش های بی رویه براساس مقایسه نتایج واقعی وبودجه ی کاذب پرداخت می گردد.(فخاریان،1384،ص2)
مشکلات بودجه: مشکلات بودجه ازاواسط تااواخردهه 1990وقتی ازخریداری اطلاعات به سمت دسترسی اطلاعات حرکت کردیم ،پیچیده تر شد.
امروزه دراین بازاردشوار،مدیران اطلاعات بامشکلاتی ازجمله:کمبودافرادماهری که درمحاسبات مالی قادر به تجزیه وتحلیل باشند.کمبودمنافع تاریخی محاسبه امورمالی واداری درکتابخانه هاواین روش اداره کتابخانه هااغلب به شکل ذهنی بوده تاعینی مواجه بوده اند،دراین مواقع نیازاین است که هزینه هاکنترل شوندوصحت آن بررسی شودوبدترآنکه این محاسبات نیازبه محاسبه مجددداشته باشد،درنتیجه تحلیل محاسبه هزینه هاامری ضروری درمدیریت مالی برای مدیران اطلاعات شد . دانستن هزینه های واقعی کتابخانه مارا مطمئن می کنندکه مدیراطلاعات قادربه فراهم کردن تجهیزات مورد نیاز است.
هرکتابخانه،صرف نظرازاندازه آن بادو مشکل مالی روبروست. نخستین مشکل: ایجادتسهیلات وخدمات ویژه درپاسخ به تقاضای مراجعه کنندگان است درحالی که نبایدازمحدودۀ بودجه تثبیت شده فراتربرود. این بودجه به طورکلی باحجم خدمات ارتباطی ندارد .بودجه دراین واقعیت خلاصه می شودکه میزان پول دردسترس برای یک دوره خاص صرف نظرازنیازهای خدماتی ،ثابت است. مشکل دوم: مربوط به مجموعه ها وکارکنانی است که پیوسته روبه فزونی اند چنین مجموعه های روبه رشدی به فضای ب