دفتر اسناد رسمی (یا دفترخانه یا محضر) نهاد مدنی وابسته به قوه قضائیه ایران برای تنظیم و ثبت رسمی اسناد است که بصورت مستقل و بدون وابستگی مالی به حاکمیت سیاسی اداره می شود. دفتر اسناد رسمی بعنوان یک مرکز حقوقی و مدنی رابط حاکمیت و شهروندان است ، مهم ترین کار این نهاد تامین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه است. سردفتر در راس این نهاد شخصاً دارای مسئولیتی مستقل از دولت و قوای حاکم بوده و با تنظیم دقیق اسناد نقش حساسی در جلوگیری از وقوع نزاعهای بی مورد و کاهش مراجعات مردم به محاکم دادگستری دارد. کمک به تامین بهداشت حقوقی جامعه، از طریق تثبیت مالکیت شهروندان بر اموال و دارائیهای خود و رسمیت بخشیدن به عقود و تعهدات و وصول برخی درآمدهای دولت از دیگر کارهای این نهاد است.
از ابتدای تاسیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و در نظام و ساختار اداری و مدیریتی آن که در نوع خود مترقی میباشد، بخشی از وظایف اجرایی بر عهده نهادهای تخصصی مدنی وابسته به دادگستری یعنی دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق محول شده است. دفاتر اسناد رسمی بخش قابل توجهی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و ضمن انجام امور مزبور کار مشاوره رایگان و خدمات معاضدت قضایی جامعه را نیز انجام میدهند، واگذاری بخشی از امور حاکمیتی شامل ثبت نقل و انتقالات و تعهدات توسط قوه قضائیه به بخش خصوصی متخصص، علاوه بر بالا بردن دقت در تنظیم اسناد و سلب مسئولیت حاکمیت در این زمینه، قسمت مهمی از شکایات علیه حکومت یا کارگزاران حکومتی و جبران خسارات ناشی از اشتباه در تنظیم اسناد را به سمت گروهی از خود مردم یعنی سردفتران اسناد رسمی هدایت نموده است.
تشکیلات دفترخانه
اداره امور دفترخانه بعهده شخصی است که بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و دفتریاران تعیین شده و سردفتر نامیده می شود. هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا میباشد و دفتریار آن نامیده میشود میتواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. دفتریار به پیشنهاد سردفتر و بموجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی منصوب میشود.
حوزه وظایف دفاتر اسناد رسمی
۱-ثبت اسناد مطابق مقررات قانونی ۲-ارائه مواد مصدق از اسناد ثبت شده ۳-تصدیق صحت امضاء،قبول و حفظ اسناد امانتی ۴-ثبت معاملات شرطی و رهنی در قالب های متعدد ۵-ثبت معاملات اموال منقول ۶-ثبت معاملات اموال غیر منقول ۷-ثبت وصیت در قالبهای عهدی و تکمیلی ۸-ثبت اقرارنامه در قالب های متعدد ۹-ثبت وکالت در قالب های متعدد ۱۰-گواهی امضاء در قالب های متعدد بجز اسناد مالی و معاملاتی ۱۱-تصدیق کپی اسناد و اوراق مراجعین ۱۲-دریافت قبوض سپرده مستاجرین در قالب بند 52 مجموعه بخشنامه های ثبتی ۱۳-صدور گواهی عدم انجام معامله بند 89 مجموعه بخشنامه های ثبتی ۱۴-ثبت رضایت نامه ۱۵-ثبت تعهد نامه ۱۶-ثبت اجاره نامه ۱۷-ثبت معاملات سرقفلی ۱۸-ثبت وقف نامه و اسناد موقوفه ۱۹-ثبت اسناد ضمانت نامه ۲۰-صدور اجرائیه ۲۱-ثبت نکاح ۲۲-ثبت طلاق
نظارت بر دفاتر اسناد رسمی
دفترهای اسناد رسمی توسط سازمان بازرسی کل کشور، سازمان ثبت اسناد واملاک، اداره کل ثبت استان‌ها، وزارت امور اقتصادی و دارایی و بازرسی کانون سردفتران و دفتر یاران به طور مرتب بازرسی می‌شوند. یعنی یکی از بیشترین نظارت‌ها در بین تمامی دستگاه‌ها بر این صنف اعمال میشود. در این رابطه برای جلوگیری از هرگونه مشکل و بروز تخلف، طرفین معامله می توانند انجام قانونی امور و هزینه های مجاز و مصوب ثبت مورد معامله را از سردفتران طلب کنند.
حقوق ثبت
