sپیشگفتار
تاریخچه ای کوتاه از زمان :
در اروپایی قرون وسطی کلیسا زمان را تنظیم می کرد و قوانینی درباره کارهایی که می توان یا نمی توان در روز خاصی انجام داد وضع می کرد.
به عنوان مذهبی زمانهای معینی از روز را برای نماز خواندن تعیین می کرد. به عنوان مثال ماتینز قبل از سحر، پریم هنگام طلوع آفتاب و نون ساعت نه صبح برگزار می شد. بعدها نون به نیم روز موکول شد که ظهر امروز را به وجود آورد. این اوقات شرعی بر مبنای واحد زمانی شصت دقیقه ای وضع نشده بود، اما به هر حال زمانهایی از روز برای بجا آوردن نیایشها اختصاص یافته بود.
گرچه اولین ساعتها مکانیکی حدود قرن سیزدهم میلادی ساخته شد (پیش از آن به طور گسترده ای از ساعتهای آبی و شنی استفاده می شد.) اما از آنها برای قرنها فقط به عنوان مجسمه های تزیینی استفاده می گردید. حتی شخص مهمی چون ساموئل پپیز که یک مقام دولتی قرن هفدهم بود اوقات روزانه خود را با ساعت خورشیدی یا ناقوس کلیسا تنظیم می کرد (لغت clock در زبان انگلیسی از ریشه لاتین clocco به معنی زنگ گرفته شده است. )
مفهوم نوین زمان در پی اعتراضات پیوریتینها به تقویم کشیشهای کاتولیک رم شکل گرفت. نظر آنها یعنی شش روز کار در هفته و یک روز استراحت عمدتاً تا پایان مورد قبول عامه قرار گرفته بود.
در یک جامعه روستایی که فصلها سرعت زندگی را تعییین می کردند، اندازه گیری دقیق زمان ضرورت چندانی نداشت.
تا عهد جرج دوم (60-1727) سفر هنوز با همان سرعتی که در قرن اول میلادی انجام می گرفت صورت می پذیرفت؛ تا اینکه جان پالمر نماینده پارلمان شهر باث تاسیس اولین شبکه حمل و نقل عمومی را اعلام کردکه طبق جدول زمانبندی شده دقیقی حرکت می کرد، و آنوقت همه چیز تغییر یافت. دلیجانهای او شهر باث را در اواخر بعد از ظهر ترک می کردند و تمام شب را می راندند و ساعت هشت صبح روز بعد به مقصد خود، که دفتر کل اداره پست در خیابان لمبارد لندن بود، می رسیدند. در این دوران تمام شهرهای کوچک ساعتهای خود را با وقت محلی یا با استفاده از طلوع و غروب خورشید تنظیم می کردند، بدین ترتیب معلوم می شد که شهر فالموت در وسعت کانتری بیست دقیقه تا لندن فاصله دارد، و نورویچ، هفت دقیقه بعد از لندن قرار دارد. بدین خاطر اولیین دلیجانها این زمان بندی ها را همانطوری اجرا می کردند که خواسته شده بود. حتی بعد از آنکه شبکه سراسری راه آهن تاسیس شد، خاطره ها هنوز آسوده بود. هنگامی که جرج براد شاو در سال 1839 اولین جدول حرکت قطارهای خود را تدوین می کرد، یکی از شرکتهای راه آهن از اعلام ساعت وردو قطار سر باز زد و چنین اعتراض نمود که « با این کار سر وقت آمدن قطارهارا اجباری می کنید.»
هنگامی که برج سنت استیفن با مشهورترین ناقوس شهر لندن- که به نام یکسور سنگین وزن انگلیسی بیگ بن نامیده شد- در سال 1856 تکمیل شد، منجم دربار ( sir George Airy) اصرار داشت که باید ساعت آن بر طبق وقت گروینچ تنظیم شود. از آن پس در مدت بسیار کوتاهی تمام ساعتهای انگلیسی طبق همین وقت تنظیم شد.
این روزها خیلی از افرادى که در تجارت هستنى توانایی متوقف کردن ضرباتی را که مرتباَ به سرشان وارد می شود ندارند و فرصت کافی پیدا نمی کنند تا راهی بیابند که پایین آمدن از پله ها را برایشان راحت تر و دلپذیر تر کند.
این تحقیق درباره ،« مدیریت زمان » را با همین طرز فکر جمع آوری کرده ایم این برنامه دارای چهار عامل است :
1 ) در یک فرآیند عملی به شما توضیح داده خواهد شد که چگونه می توانید اوقات خویش را به طور موثری اداره کنید.
2 ) نگرش اصلی ای که زیر بنای هر فرایند استف علت پیشنهاد این نگرش و باور را بخوبی برایتان توضیح می دهد.
3 ) از سابقه ذهنی انسان و مثالهایی استفاده شده که دور نمای گسترده ای از مسائل کلیدی و اصلی مدیریت و برنامه ریزی زمان بدست می دهد و بدین ترتیب می توانید از دیدگاههای جدید در مورد زمان مطلع شوید.
4 ) تمرینهای ضروری شده است تا بتوانید کاملاً از برنامه های ارائه شده بخوبی استفاده کنید.
شما با گذاراندن این دوره پی خواهید برد که چرا و چگونه وقتتان به هدر می رود و آن وقت آماده خواهید شد که طرز استفاده بهینه از وقت گرانبهاتیان را فرا گیرید.
در جامعه کنونی که تحت هر گونه فشار هستید، مدیریت و برنامه ریزی کار آمد زمان فقط یک امر مفید نیست بلکه به یک امر ضروری اجتناب ناپذیر بدل گشته است؛ چه رسیدن به مسائل زیر به کسب این مهارت بستگی دارد:
دستیابی به اهداف شخصی در زندگی؛
رسیدن به اهداف در سر موعد تعیین شده ؛
کاری پر ثمره و رضایت بخش به جای کاری پر تنش و بیفایده؛
مقدمه :
« هم اکنون در اینجا متوجه می شوید که نمام تلاشتان بیهوده بوده است و هنوز سر جای اول خود هستید، اما اگر می خواهید به جای دیگری بروید حداقل دو برابر گذشته تلاش کنید!»
لوئیس کارول- از درون آینه.
رقابت با زمان :
اینکه چه شغلی دارید یا صاحب چه پست و مقامی هستید مهم نیست زیرا موقعیتها مشابه هستید و در شرایط مشابه شما نیز مانند کریس خود را در رقابت با زمان یک بازنده می یابید. به رغم آنکه اغلب مردم اوقات بیشتری را صرف کار می کنند باز هم با افزایش مدام وظایف شغلی در محل کار خود روبرو هستند که طبعاً همراه آن سطح استرس و فشار روانی نیز بیشتر می شود. در حقیقت اخیراض جوامع اروپایی، امریکایی و ژاپن همگی با بحرانهای کمبود وقت و فشارهای ناشی از آن روبرو هستند، و با به پایان رسیدن این قرن و ورود به قرن آینده این فشار احتمالاً هم کارفرمایان و هم کارکنان را بیش از پیش تحت تاثیر قرار می دهد و سلامت و آسایش شخصی آنان را به خطر می اندازد و میزان مشارکت آنان را در امور مختلف کاهش می دهد.
در زمانی نه چندان دور بعضی از متخصصین امور آینده بشری- همانهای که تصور می کنم سرگرم پیش بینی درباره به وجود آمدن ادارات بدون پرونده بودند- جسورانه ورود قربت الوقوع انسان به عصر فراغت را پیش بینی می کردند. بنابر آنچه که آنها معتقدند ما اکنون بسرعت به یک دوران طلایی از تاریخ بشر نزدیک می شویم که در آن اساسیترین نگرانی بشر یافتن راههایی جهت صرف اوقات فراغت نامحدود خود خواهد بود.
اما کارها به گونه ای که آنها تصور می کردند پیش نمی رود. از آنجا که شرکتها و کمپانیها به علت رکود درصد تعدیل نیروی کار و قطع هزینه ها هستند بسیاری از کارمندان دریافته اند که حتی یک روز هم نمی توانند مرخصی بگیرند یا زودتر از آنکه خدعه نظافت را شروع کنند به خانه بروند.
دیگر مهم نیست که برای یک زندگی آسوده چه آرزوهایی در سر دارند، بسیاری از آنان مجورند برای کسب ترفیع یا حفظ شغل خود حتی زندگی خانوادگی و شخصی خود را نیز فدا کنند. ساعات کا در بیست سال گذشته، افزایش یافته است. در ایالات متحده ساعات کار معادل یک ماه کار در سال و مدت مرخصی ساعتی در کل به یک روز کامل در سال افزایش یافته در حالی که تعطیلات به سه روز و نیم کاهش یافته است. پروژهشهای اخیر نشان می دهد که در اروپا و امریکای شمالی کار کردن به سنت ژاپنیها نزدیک می شود. بدین ترتیب که کارمندان دوازده ساعت در روز کار می کنند و گاهی تا آخر غروب هم سرگرم کارند.
زمانی که [موسسه] مدیریت اولویتها، که پایگاه اصلی آن در شهر سیاتل است، تعدادی بیش از هزار نفر از مدیران رده میانی امریکایی را برای مشاوره انتخاب کرد متوجه شد که بیش از نیمی از آنها به طور معمول پنجاه تا شصت ساعت در هفته و شش درصدی آنها بیش از این هم کار می کنند.
در نتیجه می توان فقط سی دقیقه آن را می تواند به خودش اختصاص دهد.
در نتیجه می توان چنین محاسبه کرد که هر زن یا مرد سی ساله در یک روز به طور متوسط فقط سی دقیقه آن را می تواند به خودش اختصاص دهد.
به رغم وجود این همه وقت که به کار کردن اختصاص می یابد چهار نفر از ده نفر مدیران رده میانی می گویند که هنوز کارهای زیادی دارند که وقت انجام دادن بموقع آنها را ندارند. خود همین مسئله به توضیح گزارش [موسسه] مدیریت اولویتها مبنی بر اینکه 85 درصد مدیران وقت کمی را در کنار خانواده هایشان می گذرانند کمک می کند.
فشار بیش از حد :
در حالی که بعضی از مدیران پرچالش ممکن است طالب کار بیشتر باشند بعضی دیگر توانایی تحمل فشار شدید کار را ندارند. یک مدیر اجرایی، محل کار را به میدان مسابقه دو ماراتن تشبیه می کند و می گوید اقلیت ناچیزی به خط آخر مسابقه می رسند در حالی که اکثراً خسته و درمانده در بین راه می مانند. تعداد کارکنانی که پشت سر دوندگان پیشرو از حال می روند به میزان زیادی به فرهنگ همیاری کارکنان بستگی دارد. در صورتی که برداشت سرپرست از کارایی کارگرش کیفیت کار وی باشد نه تعداد ساعات کار، فشار کار قابل تحملتر می شود.
متأسفانه، رقابت شدید و همه جانبه و ایده های استوار مثل «عضوی از تیم بودن» سبب شده است که بسیاری از سازمانها کارایی، وجدان کاری و جاه طلبی شغلی کارکنان را با طول روز کاریشان بسنجند.
چنین ملغمۀ غافلگیر کننده ای از افرایش ساعات کار، افزایش میزان کارایی، فقدان امنیت شغلی، قروض شخصی، و تمنیات روز افزون سبب شده است که فشارهای روحی ناشی از کار افزایش یابد. بر طبق اظهار نظر پروفسور کاری کوپر از مؤسسه علوم و تکنولوژی دانشگاه منچستر، سطح فشارهای روحی در هفت سال گذشته بیشتر از دو برابر شده است. وی در یکی از بررسیهای خود مشاهده کرد که بیش از نصف مدیران اجرایی از فشار روحی ناشی از کار رنج می برند.
کمبود وقت :
25 سال پیش استفان لیندر در کتاب طبقات بیکار و آزرده پیشگویی کرد که رشد اقتصادی در جوامع پیشرفته منجر به بروز پدیده «کمبود وقت» خواهد شد. او اخطار کرد که با افزایش فشار ناشی از کمبود وقت، اواقات فراغتی که صرف استراحت بعد از غذا یا قدم زدن آرامش بخش در حومۀ شهر می شد صرف فعالیتهایی می شود که با سرعت می توان انجام داد. امروزه با وجود غذاهای آمادۀ طبخ فوری، پیش بینی وی به میزان زیادی درست از آب درآمده است. از اجاقهایی که با امواج ماکروویو کار می کنند تا آسانسورهایی که با سرعت زیاد حرکت می کنند تماماً از طریق تکنولوژی قابل دست یافتن است.
به خاطر اینکه اهمیت موضوع بیشتر مشخص شود، باید بگوییم که بسیار واضح است که ساعتهای سختکوشی و همچنین سطح بالای فشار روانی نه تنها یک مشکل کوتاه مدت نیست بلکه جنبه ای دائمی از زندگی شغلی افراد است، و سه دلیل گریزناپذیر برای آن وجود دارد.
1 ) کاهش کارکنان – افزایش تقاضاها :
هرچه که اسمش را بگذارید «تعدیل کردن»، «به تعویق انداختن»، «عقل گرایی»، یا آنچه که به اصطلاح جنبۀ مثبت اخراج کارکنان تلقی می شود یعنی «آزاد کردن حق انتخاب افراد» نهایتاً به کارکنانی کمتر، با فشار کاری فزاینده ای منجر خواهد شد. این روند دائمی است با همان روشهای قدیمی سلسله مراتب مدیریت مشارکتی افقی که جای خود را به شرکتهای سازمان یافتۀ عمودی داده است و چنان طراحی شده است که ارتباطات کارآمدتر و پاسخ سریعتر به زمان را تضمین می کند.
2 ) کاهش منابع – افزایش بازدهی :
برای کسب هزینه کمتر و بازدهی بیشتر مهارتهای انسانی بیشتر جای خود را به اتوماسیون می دهد. توسعۀ سریع تکنولوژی این روند را سرعت می بخشد. همان طور که آدمهای ماشینی تعداد زیادی از کارگران متخصص را بیکار می کنند، نسل جدید کامپیوترها بسیاری از مشاغل دفتری را نیز حذف خواهد کرد.
3 ) رقابتهای شدید همه جانبه – سرعت میزان تغییرات :
رقابتهای مداوم بین المللی اجازه توقف یا حتی درنگ برای تجدید قوا را به شرکتها نمی دهد. ادارات یا باید به طور مرتب تغییر کنند یا به واسطه محیط کاری تغییر می یابند. این فشار برای تغییر مداوم با ورد شرکتهای گرسنه و قابل انعطاف سواحل اقیانوس آرام و چینی به بازار تجارت شدیدتر نیز می شود. به عنوان مثال صنایع تولید کامپیوتر تایوان زمان لازم را برای تولید قطعه ای جدید – از لحظه طراحی تا خط تولید – به نود روز کاهش داده است. سرعت تغییر که همراه با فشار روحی به علت کمبود وقت است، فقط به خاطر سه عامل زیر می تواند افزایش یابد.
• نمودار رشد اطلاعات بزودی در طی بیست ماه دو برابر خواهد شد. این سرعت رشد به معنی آن است که مرتباً باید برای به روز کردن دانسته ها و مهارتها وقت بیشتری صرف کرد.
• اطلاعات با سرعت زیادی کهنه و منسوخ می شود. از زمانی که کسب دانش در بیست سال ابتدایی زندگی برای چهل سال بعدی کفایت می کرد چندان نگذشته است. امروزه، مقدار وسیع اطلاعات حتی بخش کوچکی از زندگی را نمی پوشاند. اطلاعات و دانسته ای که امروز استفاده می شود فردا از ارزش چندانی برخوردار نیست. برای مثال در رشته کامپیوتر کاربرد قانون مُور نشان می دهد که نیمی از دانشی که یک متخصص کسب می کند در عرض یکی، دو سال بلااستفاده می شود.
• اکنون اطلاعات با سرعت جابجا می شود. تا همین اواخر مدیران وقت زیادی برای فکر کردن در مورد تصمیمات دشوار، جستجوی اطلاعات بیشتر، جمع آوری نظرات دیگران و تجزیه و تحلیل دقیق اطلاعات برای رسیدن به قضاوتی صحیح داشتند. آقای تام پیترز به یاد می آورد، زمانی که در شرکت مک کینزی، مشغول به کار بود، هنگامی که می خواستند پروژه های بیست ساله ای را که هزینه ای برابر یک ربع میلیون دلار صرف ابزار و تجهیزات پتروشیمی آن می شد برگزار کنند اصلاً مسئله تورم را به حساب نمی آورند. آنها احساس می کردند که عرضه، تقاضا و بهای کالاهایی نظیر گندم و ذرت در عرض این مدت به میزان دقیقی قابل پیش بینی است.
مطالعات روان شناسی نشان داده است که فشار روانی ناشی از تصمیم گیریهایی که هم خطرهای زیاد و هم منافع زیادی ممکن است دربر داشته باشد دو سطح متفاوت برانگیختگی ذهنی و جسمی را سبب می شود.
• در حالت مراقبت و هوشیاری اوج می گیرد و به ما کمک می کند که مناسبترین تصمیم را بگیریم.
• در حالت مراقبت بیش از حد، نتیجه ای به جز استرس فزاینده نخواهد داشت که اغلب هنگام قضاوت به خطاهای فاجعه آمیزی منجر می شود. عامل تعیین کننده وجود زمان کافی برای قضاوت و تصمیم گیری است. هرچه زمان کوتاهتر باشد خطر ظهور حالت مراقبت بیش از حد به قضاوتهای غیرقابل اطمینان و واکنشهای نامتناسب ختم می شود.
به خاطر تمام دلایل فوق، فشار بر روی مدیران برای مقابله با زمان هر روز شدیدتر می شود.
مدیریت فردی کلید مدیریت زمان :
«زمانی را که از دست می دهید هرگز بازگشت پذیر نیست»
جفری شوستر – تریلوس و کریسید
مدیریت زمان امکان پذیر نیست! هیچ مدیر اجرایی هر قدر هم با تجربه، هرگز یک ثانیه را هم برنامه ریزی نکرده است (اگر در این مورد شک دارید، سعی کنید پنج دقیقه بعدتان را برنامه ریزی کنید.
آنچه که واقعاً در پی کشف آن هستیم راههای اداره خودمان است و البته تا آنجا که امکان پذیر باشد ادارۀ محیطمان با حداکثر کارایی.
چون مدیریت زمان در واقع مدیریت فردی است، نگرشهای ذهنی منفی خصوصاً در ما سدهایی برای دستیابی به آن ایجاد می کند.
ارزیابی نگرشهای مربوط به مدیریت زمان :
برای بررسی نگرشتان دربارۀ مدیریت زمان به هر گزاره زیر که با باورهای شما جور در می آید یک امتیاز بدهید.
1 ) من ذاتاً فرد نامنظمی هستم.
2 ) تنها راه کسب بازده بیشتر سخت تر کار کردن است.
3 ) من می توانم در تمام روز به یک حد کارایی داشته باشم.
4 ) برنامه ریزی زمان سبب می شود که اختیار در زندگی از بین برود.
5 ) من باید برای خود ضرب الاجل بگذارم تا به حداکثر کارایی برسم.
6 ) من باید بر چگونگی صرف وقتم کنترل کامل داشته باشم.
7 ) اگر می خواهید کاری را خوب انجام دهید فقط خودتان باید آن کار را انجام دهید.
8 ) تفویض اختیار بزرگترین راه صرفه جویی در وقت است.
9 ) من حتی وقت آن را ندارم که برای کارهایم از قبل برنامه ریزی کنم.
10 ) عدم وقت شناسی نشانه بیکفایتی یا بی احترامی است.
نمرات :
0 : شما نگرش بسیار مثبتی نسبت به مدیریت زمان دارید و قاعدتاً در اجرای روشهای عملی که در این تحقیق توضیح داده شده است هیچ گونه مشکلی نخواهید داشت.
3 . 1 : اگرچه شما برداشت سازنده ای نسبت به مدیریت زمان دارید، اما چند نگرش منفی که جداً به آن معتقد هستید شما را عقب خواهد انداخت. اظهارنظرها را در مورد هرکدام از گزاره ها بخوانید.
6 . 4 : توانایی شما برای مدیریت زمان با تأثیر از نگرشهای منفی تان تحلیل رفته است. نظرات داده شده در مورد هرکدام از گزاره ها مطالعه کنید.
10 . 7 : این نمره روشن می سازد که توانایی شما در مدیریت زمان به طور محسوسی توسط باورهای نادرست و مضر لطمه خورده است. در مقطع کنونی احتمالاً بسیار مردد هستید که راحت زندگی کردن و تحت فشار کمتری بودن می تواند در یَد قدرت خودتان باشد. اما اجرای روشهای عملی این تحقیق شما را در پرورش نگرشی مثبت نسبت به مدیریت زمان یاری خواهد کرد.
اظهار نظر های در مورد گزاره ها :
باور : «من ذاتاً فرد نامنظمی هستم.»
واقعیت : اگر در دوران جوانی هرگز مدیریت شخصی را نیاز نیاموخته اید، ممکن است چنین استنباط کنید کخ طبیعتاً نا منظم هستید. اما واقعیت این است که هر کسی می تواند در هر سنی سازمان دادن و اداره کردن وقت خود را فرا گیرد. تنها چیزی که به آن نیازمندید قبول تغییراتی در زندگی است، همراه با آگاهی از اینکه کجا، کی و چگونه این تغییرات لازمه را انجام دهید.
باور : «تنها راه کسب بازده بیشتر سخت تر کار کردن است.»
واقعیت : بعضی از کسانی که خیلی کار می کنند بدترین مدیران زمان هستند. این افراد با وجود آنکه ساعتهای طولانی کار می کنند و حتی اضافه کاری هم می کنند، که نهایتاً منجر به آن می شود که تحت فشار روحی هم باشند، معمولاً کارایی کمتری دارند و کیفیت کارشان نیز نا مقبول است.
آنها معمولاً «مشغول به کار بودن» را با «موثر کار کردن» اشتبباه می گیرند و در حقیقت شبیه شخصیت داستان قصه های کانتربری می شوند، وکیلی که همیشه «زیاد کار می کرد» اما در واقع آن قدر ها هم که به نظر می آمد مشغول به کار نبود! بیاموزید تا آنجا که ممکن است مشولیات خود را از زندگی حذف کنید ، و به جای آن کار ها را به موثر ترین طریق ممکن بموقع انجام دهید.
باور : «من در تمام روز می توانم به یک میزان کارایی داشته باشم.»
واقعیت : تجربه به خودتان ثابت می کند که چنین امری امکان ندارد. حتی کار آمد ترین کار گران هم سطوح اوج و حضیض را در انرژی و هوشیاری خود تجربه کرده اند. این تغییرات طبیعی با ساعت درونی بدن هماهنگی دارد. در دوره های زمانی خاصی در طول روز که برای بعضیها صبح و برای بعضی دیگر بعد از ظهر یا حتی غروب است، انسان نیرومند و تواناست، توانایی تمرکز بیشتری بر مشکلات دارد و با حداقل تلاش و طبقات خود را انجام می دهد. اما در مواقع دیگر ممکن است از نظر ذهنی و جسمی خسته باشد یا انگیزه لازم را برای کار کردن نداشته باشد و نتواند بر مشکلات تمرکز کند.
یکی از راههای کاهش استرس و استفاده موثرتر از وقت، برنامه ریزی برای انجام اصلیترین کار ها در زمانهایی است که شخصاً بیشترین کارایی را دارید.
باور : «برنامه ریزی زمان سبب می شود که اختیار در زندگی از بین برود.»
واقعیت : تنظیم اهداف معین و تعریف اولویتها هیچ گاه به منزله به دام افتادن در یک چرخه کسل کننده و قابل پیش بینی زندگی نیست. در حقیقت مدیریت بهتر زمان برای شما فرصتهایی فراهم خواهد کرد که با جوشش و انگیزه بیشتری عمل کنید.
باور : «من باید برای خود ضرب الاجل بگذارم تا به حداکثر کارایی برسم.»
واقعیت : بسیاری از مردم انجام کار های مهم را به آخرین لحظات موکول می کنند ، به علت اظطراب آدر نالین ترشح می شود و آدر نالین چنان نشئه آور است که انسان به آن معتاد می شود و بدین ترتیب همیشه کار رابه تعویق می اندازد. هر چند که وجود مقدار کمی آدرنالین برای احساس انگیختگی و اعتماد به نفس لازم است، ولی موکول انجام کار ها به آخرین لحظات فرصتی برای رفع اشتباه احتمالی نخواهد گذاشت. و گر چه مقدار کمی آدرنالین هموار ایجاد انگیزه می کند اما ترشح بیش از اندازه آن برای سلامت مضر است.
باور : «من باید بر چگونگی صرف وقتم کنترل کامل داشته باشم.»
واقعیت : «هر قدر هم که وقت خود را از قبل تنظیم و سازماندهی کرده باشید هیچ کس قادر به کنترل کامل کار روزانه خود نخواهد بود. زیرا بسیاری از راهزنان زمان در محیط کار شما در کمین نشسته اند؛ مثل مراجعانی که کار مهم ولی بدون تعیین وقت قبلی دارند، تماسهای تلفنی ، در خواست ملاقات همکاران ، اولویتهایی که توسط روسا بدون مشورت قبلی با شما برنامه ریزی می شود، جلسات مختلف، ایاب و ذهاب برای ملاقات موکلین و مشتریان، انتظار کشیدن برای انجام یک قرار ملاقات و مواردی از این قبیل.
باور : «اگر می خواهید کاری را خوب انجام دهید، فقط باید خودتان انجامش دهید.»
واقعیت : اگر سعی کنید که همه کار ها را خودتان انجام دهید هیچ کاری را درست به پایان نخواهید رساند. اگر بخواهید در مقابل تقاضا های فزاینده صرف وقت جان سالم بدر برید، باید بیاموزید که چه زمانی تفویض اختیار کنید یا کار بخصوصی را کنتر بگذارید.
باور : «تفویض اختیار بزرگترین راه صرفه جویی در وقت است.»
واقعیت : این باور هم به همان نسبت نادرست است. تفویض اختیار زمانی جلو اتلاف وقت شما را می گیرد که بدانید چطور، کی، کجا، چگونه تفویض اختیار کنید اگر تفویض اختیار را فقط نام دیگری برای از سرباز کردن کار ها می دانید نه تنها وقت خود را تلف کرده اید بلکه وقت فرد بد اقبالی را که نا مناسبی کار به او تفویض شده است نیز تلف خواهید کرد.
باور : «من حتی وقت آن را ندارم که از قبل برای کار هایم برنامه ریزی کنم.»
واقعیت : این باور مرا به یاد داستان آن گاو چران کانا دایی می ندازد که چوم زمستان در پیش بود نیاز به ساختن یک کلبه داشت. بنابراین به قطع درختان پرداخت. چوب بری از آنجا می گذشت به او نصیحت کرد، «تو باید اول تبرت را تیز کنی» مزرعه دار خسته جواب داد «فعلاً وقت ندارم، من سخت مشغول بریدن این درختان هستم !» این دقیقاً استدلال میلیونها نفر از مسئولان اجرایی، مدیران، کارمندان حرفه ای ، و مردان و زنان با مشاغل آزاد است. زمانی که پی می برند باید راههای سودمند تری برای مقابله با حجم خرد کننده کار وجود داشته باشد، هرگز وقت نمی کنند که بنشینند و برای حل این مسئله فکری بکنند. همین دلیل خوبی است برای اثبات اینکه صرف ده دقیقه وقت برای مدیریت زمان چقدر سودمند است. این روشها شما را قادر می سازد که تبر خود را تیز کنید تا به کار های زمان بری بپردازید که ممکن است زیر برفهای بهمن وار ان مدفون شوید.
باور : «عدم وقت شناسی نشانه بیکفایتی بی احترامی است.»
واقعیت : در حالی که در کشو هایی نظیر آمریکا، کانادا، استرالیا و کشور های اروپایی برای گذاران وقت ارزش بسیاری قائل هستند. اما این امر در بسیاری از فرهنگهای دیگر صدق نمی کند. این نکته ای مهم برای کسانی است که در تجارت بین المللی کار می کنند. برای مثال در خاورمیانه، آمریکای لاتین و چین اگر قرار است جلسه ای ساعت ده تشکیل شود ممکن است تا ساعت یازده یا حتی دوازده نیز شروع نشود.
در غروب این تاخیر بی ادبی، بیکفایتی یا بی علاقگی معنی می دهد، اما در این کشورها چنین مفهومی ندارد. این اختلاف صرفاً به این دلیل است که در فرهنگ آنها به طریق راحت تری به زمان نگاه می شود. آنها زمان چند رنگی را پذیرفته اند که به معنی انجام توأم چند کار با هم است.
حیطه زمانی خود را مشخص کنید :
دیدگاه کلی شما نسبت به زندگی به اندازه باور های نادر ستتان بر مدیریت زمان و برنامه ریزی برای آن اثر خواهد گذاشت. پژوهشهای دکتر فیلیپ زیمبار دو از داشنگاه استنفورد نشان می دهد که مردم می توانند در یک یا دو حیطه از چهار حیطه مختلف زمان زندگی کنند. ارزیابیهای زیر شما را قادر می سازد حیطه زمانی ای را که ترجیح می دهید عمر خود را در آن صرف کنید، شناسایی نمایید.
حیطه یک : من زندگی آرام و بی درد سری را ترجیح می دهم. دوست دارم دور از تنشهای زیادی و با سرعت مناسب خودم قدم بر دارم و رویکردی آرامش بخش نسبت به ضرب الاجلها داشته باشم.
حیطه دو : بزرگترین لذت من در زندگی گذراندن وقت با دوستان، رفتن به مهمانیها یا غذا خوردن خارج از منزل یا محل کارم است. اغلب هر کاری دلم بخواهد می کنم و ممکن است همیشه در مورد وضعیت رفتار خودم بقدر کافی فکر نکنم.
حیطه سه : من ترجیح می دهم که زندگی ام را با دقت برنامه ریزی کنم و روال عادی را به تنوع ترجیح می دهم.
حیطه چهار : من از اینکه به ضرب الا جلهایم برسم لذت می برم و از وقت شناسی ام احساس غرور می کنم.
سه گام برای مدیریت زمان :
برای سازماندهی زندگی خود و تنظیم موفقیت آمیز وقتتان ضروری است که از سه نکته زیر اطلاع داشته باشید:
• اهدافی که در زندگی شخصی و شغلی در صدد کسبشان هستید.
• وقت خود را در حال حاضر چگونه می گذارانید.
• روشهای بکار گیری زمان برای رسیدن به اهدافتان.
ارزیابی از گذران وقت :
«اگر نتوانید وقت خود را برنامه ریزی کنید، هیچ جیز دیگر را هم نمی توانید اداره کنید.»
پیتر دراکر
پیگیری زمان :
نیازی نیست که همه کار هایی را که وقت شما را می گیرد یادداشت کنید. فقط هر تغییر توجه را همان طور که در زیر توضیح داده شده است، ثبت کنید. بعضی از مردم به خاطر آنکه هر روز کاریشان شبیه به هم است،نوشتن پنج روز این جدول را غیر لازم می پندارند. آنها معتقدند که ثبت یک روز هم اطلاعات کافی در اختیار ما خواهد گذاشت. هستند کسان دیگری که به این جدول اعتراض می کنند و چنین اظهار می دارند که چون هر روز کاریشان با روز دیگر متفاوت است، حتی ثبت پنج روز از کار های روزانه شان نمی تواند تصویر دقیق و جامعی از چگونگی گذران وقتشان ارائه دهد.
جدول برگه ثبت گذر زمان روزانه
اولویت ساعت روز کار زمان مصرف شده چگونه در آینده زمان قابل صرفه جویی است
هیچ کدام از این نظرات از تجربیات عملی بر نخا سته است. اگر معتقدید که در هر روز زندگی کاریتان تغییرات روز بروز جزئی رخ می دهد؛ حتماً بسیار متعجب خواهید شد وقتی که پی ببرید این تغییرات چه تنوعی دارند. به همین نسبت اگر مسائلی که با آن روبرو هستید روز بروز به طور گسترده ای متغیر به نظر می رسند، با جدول پیگیری زمان الگو های منظم فعالیت خود را خواهید شناخت.
زمان که کار پیگرد زمان را انجام می دهید بسیار مهم است پنج اصل راهنمای زیر را مد نظر داشته باشید:
1 ) هر گونه تغیر توجه را، حتی اگر کوتاه نیز باشد، ثبت کنید.
برای مثال زمانی که کارتان به علل زیر قطع می شود:
• تماسهای تلفنی.
• مراجعان نا خوانده
• تغییر جهت به سمت فعالیتی بی اهمیت اما لذت بخش در بین کاری با اهمیت ولی کسل کننده.
• شرکت بالاجبار در یک جلسه.
• واگذار کردن کاری به شما که اهمیتش را کمتر از کاری که فعلاً در دست انجام دارید، تلقی می کنید.
2 ) پیگیری مسیر این تغییر توجه هر زمان که اتفاق افتد :
3 ) روزانه ستونهای زیر را کامل کنید :
• زمان.
• فعالیت.
• زمان مصرف شده.
4 ) از مخففها برای خلاصه کردن جدولها استفاده کنید:
• ت = تماسهای تلفنی.
• خ = خواندن گزارشها و سایر اسناد.
• ن = نوشتن نامه ها،
• د = دیکته کردن نامه ها.
• م = مراجعان.
5 ) پیگیری زمان را از لحظه شروع به کار آغاز نمایید.
موضوعات ثبت گذر زمان :
اگر چه برای مدیریت موثر زمان برگه ثبت گذر زمان از ضروریات است، اما بسیاری از افراد در انجام آن دقت نمی کنند. در کار گاههای آموزشی سیمینار شرکت کنند گان برای عدم انجام این یا رها کردن آن بعد از دو، سه روز انواع بهانه ها را می آورند:
• «من خیلی گرفتار بودم......»
• «چون یک روز نتوانستم این کار را بکنم، رهایش کردم.....»
• «من بادپر کردم آن احساس گناه می کنم زیرا به من نشان می دهد که چقدر از وقت خود را صرف کار های لذت بخش اما کم اهمیت می کنم.....»
جدول کامل شده برگه ثبت گذر زمان روزانه
اولویت ساعت روز کار زمان مصرف شده چگونه در آینده زمان قابل صرفه جویی است
55 : 8 ورود – قهوه 5 دقیقه
00 : 9 کارتها برای «ر» 5 دقیقه
05 : 9 کارتهای موقت برای «ی» 5 دقیقه
چهار اصل مدیریت زمان:
«اگر 9 ساعت برای قطع درختی وقت داشتم، 6 ساعت آن را صرف تیز کردن تبر خود می کردم.»
ابراهام لینکن
هر گاه با کاری روبرو شدید که انجام دادن آن مدت زمان مشخصی طول می کشد، قبل از اینکه به هر گونه اقدامی دست بزنید کمی تامل کنید. می توانید با طرح چهار سئوال از خود مقدار قابل ملاحظه ای از وقت، نیرو و زحمت خود را صرفه جویی کنید، بازدهی خود را بهبود بخشید، و فشار های روحی خود را کاهش دهید.
1 ) آیا لازم است اینکار حتماً انجام شود ؟
طرح است سئوال در واقع اتفاقاتی را که با انجام نشدن کار ممکن است روی دهد، نشان می دهد. در صورتی که این کار انجام نشود چه تاثیری بر اهدافتان خواهد گذاشت؟
2 ) آیا من ملزم به انجام دادن آن هستم؟
3 ) آیا می توانم این کار را به تعویق بیندازم؟
4 ) آیا من باید مستقیماً این کار را انجام دهم؟
صرفه جویی در وقت
فعالیتی که حذف شود زمانی که در یک هفته صرفه جویی می شود.
خواندن نامه های بیخودی 30 دقیقه
خواندن روزنامه ها و مجلاتی که ارتباطی با کار ندارد. 120 دقیقه
دردل کردنهای تلفنی 180 دقیقه
مراجعان ناخوانده 240 دقیقه
جلسات 360 دقیقه
جدول فوق نمی گوید که این امور خود فعالیتهای بی اهمیتی هستند، بلکه اهمیت آنها را منوط به هدفی می داند که درصدد کسب آن هستید.
وقت خود را قیمت گذاری کنید :
یکی از روشهای تصمیم گیری در مورد انجام دادن یا ندادن کاری تخمین قیمت تمام شدۀ آن بر حسب محاسبات زیر است :
حقوق سالانه = ریال
پاداشها و کمیسیونهای معمول دریافتی = ریال
دو درصد از حقوق سالانه را برای پرداخت حق بیمه بازنشستگی اضافه کنید = ریال
صدرصد از حقوق پایه را برای پرداخت هزینه های سربار مثل (اجارۀ دفتر، هزینه روشنایی، گرما، تلفن، سفرها، خدمات دفتری، اداری و غیره) اضافه کنید = ریال
هزینه سالانه کل شرکت = ریال
اکنون آن را به 230 روز (متوسط روزهای کار در هر سال) تقسیم کند = ریال
بالاخره نتیجه را به تــعداد متوسط ساعت کـــاری کـــه هر روز انجـــام می دهید تقسیم کنید = ریال
هزینه کل هر ساعت = ریال
نتیجه این محاسبات نشان می دهد که هر ساعت فعالیتی که شما در شرکت انجام می دهید چقدر ارزش دارد.
در حقیقت این رقم قدری مبالغه آمیز است؛ زیرا هیچ کس نمی تواند در هر دقیقه از کار روزانه خود کاملاً فعال باشد. اما به هر حال با این محاسبه می توانید تصمیم بگیرید کاری را که می خواهید انجام دهید اقتصادی و مقرون به صرفه است یا خیر.
تفویض اختیار :
ناتوانی یا اکراه در تفویض اختیارات بزرگترین عامل شکست بسیاری از مدیران و کارکنان حرفه ای در مدیریت زمان است. پژوهشها نشان می دهد که در بعضی از شرکتها 97% وقت مدیران در روز صرف اجرای کارها می شود تا ادارۀ امور.
تمام مدیران موفق به این نکته واقف شده اند که تفویض اختیار صحیح و کارآمد برای مدیریت مؤثر زمان امری بسیار ضروری است.
موانع روانی تفویض اختیار :
• ترس از دست دادن اقتدار
• ترس از اشتباهاتی که روی خواهد داد
• ترس از محو شدن
تفویض اختیار نادرست :
تفویض اختیار نادرست زمانی روی خواهد داد که :
• یک کارمند کاری را که به او تفویض اختیار شده به درستی درک نکرده یا توانایی انجام دادن آن را نداشته باشد.
• دستورالعملها قبل از آنکه کار به درستی پایان یافته باشد بارها تکرار شود.
• زمان زیادی از ضرب الاجل تعیین شده بگذرد.
• کار به غلط انجام شده باشد و مجدداً توسط کارمند یا مدیری که به او تفویض اختیار شده دوباره انجام شود.
• کارمند انگیزۀ کافی برای درست انجام دادن کار نداشته باشد.
شش کاری که هرگز نباید تفویض اختیار کرد :
اگر یک مدیر هستید بدانید که فقط شش وظیفه وجود دارد که هرگز نباید به دیگران تفویض اختیار شود :
1 ) برنامه ریزی یک پروژه کلیدی
2 ) انتخاب اعضای گروه یک پروژه
3 ) هدایت تلاشهای گروه
4 ) ایجاد انگیزه در اعضای گروه
5 ) ارزیابی از اعضای گروه
6 ) پاداش به اعضای گروه.
قدرت تأخیر مثبت :
«اگر پاسخ فوری می خواهی – جواب آن نه است!»
شعار خریداران
توماس جفرسون در نامه ای به جرج واشنگتن نوشت : «تأخیر بر خطا کردن رجحان دارد.» اگر او این کلمات را در قرن بیستم که همه چیز با شتاب به پیش می رود می نوشت، سومین رئیس جمهور امریکا می توانست اضافه کند : «همچنین بر اتلاف وقت.»
این واقعیتی است که با کُند پیش رفتن ممکن است بسیاری از فرصتها از دست برود؛ اما مواردی هم پیش می آید که بیش از حد سریع حرکن کردن منجر به اشتباه کردن و در نتیجه باعث از دست دادن زمان می شود.
زمانی که تأخیر مثبت است :
1 ) زمانی که کار کم ارزشتری را به خاطر کار پرارزشتری به تعویق می اندازیم
2 ) زمانی که از لحاظ عاطفی برانگیخته شده اید
3 ) زمانی که برای انجام دادن مؤثر کارها از کمبود دانش یا مهارتی رنج می برید.
4 ) زمانی که حالات جسمی و روحی شما اجرای بهینه کاری را غیرممکن می سازد.
به کار بچسبید – اقدام کنید :
این همان جایی است که بسیاری از مدیران درجا می زنند. آنها کاملاً می دانند که کار هم با اهمیت تر از آن است که حذف شود و هم نمی توان آن را تفویض کرد و هم نباید به تعویض افتد. بدبختانه به جای آنکه به این کار بچسبند و آن را به جلو برند به دام امروز و فردا کردن می افتند.
برای اجتناب از این حالت و انجام دادن مؤثرتر کارهای اولویت دار و مهم، ضروری است که در ده مهارتی که در چرخ مدیریت زمان برای موفقیت آمده است متبحر شوید :
1 ) انضباط شخصی
2 ) شناسایی زمینه های کلیدی نتیجه بخش
3 ) هدف گذاری
4 ) کنترل مزاحمتها و وقفه ها
5 ) برنامه ریزی و اولویت بندی
6 ) اجتناب از امروز و فردا کردن
7 ) شرکت و / یا سازماندهی مفید جلسات
8 ) دقت و تمرکز
9 ) تفویض اختیار
10 ) شیوه های کار سازمان یافته.
ارزشیابی مهارتهای مدیریت زمان :
به سطح توانایی فعلی خود در هر یک از مهارتهای فوق نمره دهید (از 1 معادل خیلی پایین، تا 10 معادل خیلی بالا). با قراردادن علامت × روی هر پرۀ چرخ، میزان مهارت مربوطه را علامت گذاری کنید. سپس علامت × ها را به هم متصل کنید تا یک شمای گرافیکی از حدود توانایی و ضعفهای خود در رابطه با مدیریت زمان به دست آورید.
در پایان نمره ها را با هم جمع کنید و در اولین مربع مربوطه بنویسید.
نمودار صفحه بهدی چرخ موفقیت یک مدیر فروش به نام جان 42 ساله را نشان می دهد. وی به خود در مورد ده مهارت اصلی فوق به صورت نمره داده است :
انضباط شخصی 6 ؛ شناسایی زمینه های کلیدی نتیجه بخش 5 ؛ هدف گذاری 7 ؛ کنترل مزاحمتها 3 ؛ برنامه ریزی و اولویت بندی 3 ؛ اجتناب از امروز و فردا کردن 2 ؛ شرکت و / یا سازماندهی مفید جلسات 4 ؛ دقت و تمرکز 1 ؛ تفویض اختیار 8؛ شیوه های کار سازمان یافته 6 .
مهارتهای مدیریت زمانی خود را بهبود بخشید :
اهداف واقع بینامه ای برای بهبود مهارتهایی، که به آنها نمرۀ کم داده اید، قرار دهید و جمع نمرات اهداف جدید را در مربع دوم بنویسید. در اینجا ده شیوه برای انجام دادن کارها آورده شده است :
1 ) فهرست کار درست کنید
2 ) نقشه زمانی بسازید
3 ) کارهای خود را سازمان دهید
4 ) با دقت ولی از روی انتخاب اسناد را بایگانی کنید
5 ) انعطاف پذیر باشید
6 ) از بهترین زمان روز خود سود ببرید
7 ) بدترین کار هر روز را اول انجام دهید.
8 ) با ورزش در پشت میزتان با خستگی مبارزه کنید
9 ) برای هر کاری یک ضرب الاجل قرار دهید
10 ) تمرکز و دقت کردن را یاد بگیرید
بیرون راندن غاطبان زمان :
آیا زندگی را دوست دارید؟ پس وقت خود را بر باد ندهید، زیرا زندگی از آن ساخته شده است.
بنجامین فرانکلین
در هر هفته کاری، هزاران ساعت پرارزش توسط هفت غاصب سنگدل زمان از شرکتهای کوچک و بزرگ به یغما برده می شود. هزینه این دزدی در روز روشن سر به میلیونها می زند. تازه تعداد کمی از مدیران متوجه این غارت شده اند و تعداد کمتری گامهای مثبتی برای بیرون راندن این تبه کاران از خانه خود برداشته اند. تا زمانی که این غاصبین زمان افشا نشوند، زمان و پولهای نقد در جلو چشم شما دزدیده میشود.
مواردی که لازم است «نه» بگویید :
در شرایط زیر باید درخواستها را رد کنید مگر اینکه دلایل قانع کننده ای برای پذیرفتن آنها داشته باشید
5 موقعیتی که باید «نه» بگویید :
1 ) زمانی که خواسته نامعقول باشد.
2 ) زمانی که کار از اولویت کمتری برخوردار باشد.
3 ) زمانی که از مهارت و دانش کافی برخوردار نباشید.
4 ) زمانی که عصبانی یا ناراحت هستید.
5 ) زمانی که لازم نیست شما آن کار را انجام دهید.
پرهیز از مراجعین اتفاقی :
«دوستی که به تو نیاز دارد یک آفت است.»
ناشناس
پژوهشهای اخیر نشان داده اند که هر هشت دقیقه یک مدیر معمولی با قطع کار مواجهه می شود و زمانی که این وقفه ایجاد شود، چندین دقیقه طول خواهد کشید که وی مجدداً به همان تمرکز و بازدهی قبلی در کار خود برسد. به بیان دیگر قبل از ایجاد هر وقفه فقط چند دقیقه به طور جامع روی هر کاری عمل می کند.
از متداولترین عواملی که این وقفه را ایجاد می کنند تلفنها ومراجعین سرزده و بدون وقت قبلی هستند.
روانشناسی ترکیب بندی دفتر کار :
اگر برای خود دفتر کاری دارید، ترکیب بندی آن شامل دو منطقه خواهد بود – یکی قسمت عمومی و دیگر قسمت خصوصی.
مراجعین در قسمت عمومی پذیرفته می شوند. منطقه خصوصی قلمرو شخصی شماست.
روشهای مراجعین ناخوانده :
این غاصبان در تلاشهای غالباً موفقیت آمیز خود برای دزدیدن وقت شما، اغلب از استراتژی سه مرحله ای زیر استفاده می کنند :
1 ) آنها با بهانه بعضاً نیمه موجهی وارد می شوند تا ملاقات بدون وقت قبلی خود را آغاز کنند.
2 ) آنها از قسمت عمومی اتاق به منطقه خصوصی وارد می شوند.
3 ) آخرین مانور نشستن در کنار شماست.
رد کردن مراجعین سرزده :
در اینجا شش استراتژی برای مقابله با دیدارهای برنامه ریزی نشده آورده شده است :
1 ) سدهای فیزیکی ایجاد کنید
2 ) آنها را به قسمت عمومی عقب بزنید
3 ) از تماس مستقیم چشمی با او پرهیز کنید.
4 ) هرگز اجازه استقرار به آنها ندهید
5 ) با آنها تا خارج از اتاق قدم بزنید
6 ) دیگران را وادار کنید که از قبل از شما وقت بگیرند.
سخنانی از افراد موفق :
استفن روبین، رئیس گروه پنتلند
داشتم یک منشی خوب که تلفنها را غربال کند و فقط آنهایی را که مهمتراند در زمانی که جلسه ای ندارید وصل کند بسیار ضروری است. اگر این احتیاط را نکنید، هرگز یک جلسه پیوسته و بدون مزاحمت نخواهید داشت.
صرفه جویی در وقت، هنگام خواندن و نوشتن :
«کلمات دعای خداوندی فقط 56 لغت دارد؛ در حالی که سخنرانی گتسبرگ آبراهام لینکلن 268 لغت دارد؛ اعلامیه استقلال 1322 لغت دارد؛ و قانون ایتلتی در مورد قوانین فروش کلم 26911 لغت دارد.»
انتقاد به کنگره امریکا
خواندن و نوشتن گزارشات، یادداشتها، نامه ها، کتابها، مجلات، روزنامه ها و سایر اسناد شغلی مقدار زیادی از وقت یک مدیر معمولی را در یک روز کاری می گیرد.
افزایش رشد انتظارات بوروکراتیک، قوانین و آیین نامه های دولت، نیاز مبرم به اینکه آگاهیهای شغلی و حرفه ای باید مطابق روز باشد این شرایط را نیز بدتر کرده است. اگر ما قدمهایی برای کنترل آن بر نداریم این آخرین غاصب زمان می تواند سنگدل بودن خود را نسبت به بقیه به اثبات برساند.
مهارتهای مطالعه خود را بهبود بخشید :
خوشبختانه با بهبود بخشیدن مهارتهای خواندن و نوشتن که در دوران دبستان آموختیم، دورنمای وسیعی ای برای صرفه جویی در وقت داریم.
تحقیقات نشان داده است که با خواندن سرعت متوسط دویست کلمه در دقیقه در مقابل هزار کلمه در دقیقه نشان می دهد که مردان و زنان با تحصیلات عالی نیز پنج بار آهسته تر از آنچه که لازم است، می خوانند. اگر آنها از توانایی حقیقی و بالقوه خویش استفاده کنند، برای مثال خواندن کتابی که پنج ساعت طول می کشد به شصت دقیقه یا کمتر کاهش می یابد.
عادت به وقت تلف کردن و کند خوانی در حقیقت به چگونگی آموزش خواندن در دوران دبستان مربوط می شود. در این دوران از کودکان خواسته می شود که سرپا بایستند و با صدای بلند درس خود را در برابر معلم و کلاس بخوانند. اگر لغتی از قلم بیفتد از آنها خواسته می شود که دوباره متن را بخوانند. در نتیجه، بسیاری از بزرگسالان به دو علت زیر، بیهوده سرعت خواندن خود را پایین می آورند
• با تبدیل کردن کلمات به صدا در داخل سر خود در سکوت
• خواندن هر کلمه
این روشها نه لازم است نه قابل پذیرش. کلمات چاپ شده را می توان با دقت خواند و درک نمود بدون آنکه بخواهیم این علایم چاپی را اول به صداهای ادا شده تبدیل کنیم. زیرا از طرف دیگر میزان زوایدی که در انواع مطالب وجود دارد، این امکان را می دهد که بدون آنکه در درک مطلب دچار اشکال شویم، از آنها بگذریم.
باورهای غلط در مورد تندخوانی :
باور غلط : «تبحر در تندخوانی بسیار مشکل است و اصلاً وقت آن را ندارم»
واقعیت : هر فرد بالغ با سواد با کمی تلاش و صرف وقت می تواند سرعت خواندن خود را دو یا سه برابر کند.
باور غلط : «تندخوانی منجر به عدم درک بسیاری از مطالب می شود.»
وودی آلن پس از گذراندن یک دورۀ تندخوانی به شوخی گفت که کتاب جنگ و صلح را در چهار دقیقه خوانده است. «کتاب راجع به روسیه بود!» بسیاری از کسانی که به دلیل ملاحظات شغلی، نه لذت، مطالعه می کنند بیشتر نگران طعنه آن هستند تا حقایقی که در آن وجود دارد. آنها معتقدند که با سریع خواندن ممکن است حقایق، آمار، ایده ها و نقطه نظرات اصلی را جا بگذارند تا بد بفهمند. زیرا در آموزش اولیه آنها خواندن به صورت «کلمه به کلمه» بوده است که آنها با جاگذراندن هر کلمه، هرچند که به موضوع ربط نداشته باشد، احساس گناه و اضطراب می کنند.
واقعیت : تحقیقات نشان داده است که بین سرعت خواندن و درک مطلب رابطه کمی وجود دارد. بعضی از افراد با سرعت زیاد و درک مطلب عالی می خوانند در حالی که بعضی دیگر به طور دردناکی آهسته می خوانند و درک ضعیفی از موضوع به دست می آورند.
باور غلط : «تندخوانی آموزش حرکت سریع چشمان است که در یک نگاه اطلاعات بیشتری کسب کند- مثل خواندن یک پاراگراف کامل در یک نگاه.»
واقعیت : گرچه این روش ابتدا در برخی دوره های تندخوانی آموزش داده می شد؛ اما ثابت شده است که کوشش بیهوده ای است زیرا چیزی که سبب آهسته خواندن می شود گرفتن اطلاعات از طریق چشمها نیست، بلکه درک مطالب در مغز است.
رویکردی کلی به خواندن :
• هدف من از خواندن این مطلب چیست؟
• کدام یک از اهدافم با خواندن آن برآورده می شود؟
• آیا خواندن این متن بهترین روش رسیدن به هدفم است؟
اگر دلیل خوبی برای خواندن آن ندارید پس با حذف آن در وقت خود صرفه جویی کنید.
اگر متوجه شدید که خواندن مطلب ارزش سرمایه گذاری دارد، آن روشی را انتخاب کنید که رویکرد کلی خواندن مؤثر نامگذاری شده است. به سرعت صفحان آن را ورق بزنید تا برداشت کلی
دانلود مقاله مدیریت زمان
